Hallo,
ich teste seit ein paar Tagen Paperless bei einem Hoster, bin also neu.
Ich werde zwar mit Tags arbeiten, möchte aber die Dokumente in Pfaden ablegen.
„Jahrespfad /…/…“ ist das falsche Kriterium, da ich Leitfäden, Arbeitshilfen usw. ablegen will, die, einmal erschienen, mehrere Jahre gelten können.
Was ich im Moment nicht schaffe: Unterordner/-ebenen anzulegen. Kann mir hier jemand einen Tipp geben? Danke.
Weitere Frage: Da ich die Dokumente händisch einordnen will (nur ca. 2-3 Dokumente je Woche) benötige ich vermutlich keine Variablen ({{ original_name }}/…). Oder ist es nur über die Variablen möglich, weitere Ebenen einzufügen?
Ja ich bin noch im Denken eines Windows-Explorers hängen geblieben.
In einer Datenbank braucht man eigentlich keine Ordnerstruktur, da es aber evtl ein Leiben nach Paperless gibt sollte man mit einem oder auch mehreren Speicherpfaden arbeiten.
Dann kann man sich eine Ordnerstruktur erstellen die man dann evtl. mal braucht, rein schon wegen der Übersichtlichkeit.
Das macht man mit den Variablen, Tags sind dafür eher nicht geeignet da man auch mal mehrere Tags pro Dokument haben kann.
Danke für die Antworten. War unterwegs und fange jetzt erst an zu probieren. Bei mir sieht es gerade wie auf dem Bild aus. Fachliche Weisungen soll der überbegriff sein. Die Ordner FW-009a, FW-044 usw. sollen die Ebene darunter darstellen. Und das bekomme ich nicht hin.
Nachtrag: Das aus anderen Programmen bekannte „Ordner ist Unterordner von …“ gibt es hier ja nicht.
„Fachliche Weisung“ könnte der Dokumententyp sein, FWxxx ein Benutzerdefiniertes Feld vom Typ Auswahlfeld sein.
Das Liste vom Auswahlfeld kannste auch beliebig erweitern falls mal eine neue FW hinzukommt.
Dein Pfad würde dann so aussehen:
{{ document_type }}/{{ Einstellung für dein Auswahlfeld }}/{{ … }} usw…
Danke @Jake,
das war meine zweite Frage. Geht die Über-/Unterordnung von Ebenen nur über einen Code, vergleichbar mit „{{ document_type }}/{{ Einstellung für dein Auswahlfeld }}…“? Ich dachte, ich brauch den Code nur für die automatische Zuordnung, die ich nicht vorhabe.
Vermutlich bin ich auf dem falschen Dampfer. Ich werde zwar Tags vergeben. Ich möchte die Dokumente aber nicht nach Tag „ablegen“. Das deshalb, weil ein Dokument durchaus mehrere Tags/sehr unterschiedlichen Stichworten haben kann. Wobei man dann natürlich auch über Volltext-Suche gehen kann und die Ablage keine Rolle spielen würden. Nur ist es jetzt so, dass ich die Dokumente auf dem PC in Ordner gespeichert habe, was ich vorsorglich beibehalten möchte.
Ich bekomme die untere Ebene nicht unter die übergeordnete.
Frage:
Kann es sein, dass es daran liegt, dass Paperless bei einem kommerziellen Hoster installiert ist?
Danke.
Nachtrag: Jetzt habe ich in diesem Beitrag genug rumgemurkst. Jetzt muss ich in aller Ruhe probieren.
Lege nicht so viele Pfade an. Einer würde für den Anfang reichen. Ich gehe mal von folgendem Beispiel aus
Dokumententyp: Fachliche-Weisungen
Korrespondenten: FW-009a und FW-044
ein Speicherpfad anlegen und unter Pfad : {{ document_type }}/{{ correspondent}}/{{ created_year }}//{{ title }}
Das wäre nur ein Beispiel.
Sollten dir die Felder Korrespondenten,Dokumententyp nicht reichen so kannst du unter Benutzerdefinierte Felder ein weiteres Feld anlegen. Wenn du dieses bei jedem neuen Dokument brauchst so kannst du dies über Arbeitsabläufe automatisch hinzufügen lassen.
Ein benutzerdefiniertes Feld könnte Kategorie heißen und Datentyp wäre Auswählen. wenn du dann die Kategorie mit im Speicherpfad verbauen willst musst du dies {{ custom_fields|get_cf_value(‘Kategorie‘) }} im Pfad mit einbauen.
Du kannt nicht bei mehreren Dokumenttypen einen Unterordner von einem anderen Dokumenttyp erstellen.
Du benötigst für die Dokumente FW-xx ein anderes Feld, z.B Korrspondent oder ein Benutzerdefiniertes Feld.
Dann reicht dir ein Speicherpfad für den Ordnerstruktur \Fachliche Anweisung\FW-xxx
Danke für die Tipps. Jetzt gehts ans probieren. Nur zur Ergänzung. Es werden nach meiner bisherigen Ordnung ca. 15 Ordner und dazu je ca. 1-15 Unterordner sein, da die Themen zwar ein Oberthema haben (das nicht aufgeführt wird), aber viele Verzweigungen. Aber das Prinzip müsste ich jetzt verinnerlicht haben und werden zusätzlich über die Paperless-Anleitung und Youtube die Lösung für mich finden.
Danke.
Fang erst mal klein an und probier diverse Sachen, du wirst am Anfang nicht die ultimative Lösung finden, haben wir alle nicht geschafft!
Habe Paperless jetzt auch scho ein paar Jahre und bin immer noch am optimieren.
Paperless will ich deshalb verwenden, weil ich „nur“ das Speichern von Dokumenten mit Tags benötige.
Dokumententypen helfen mir leider nicht, da ich Vorschriften von Behörden verwalte. Die nennen sich zwar Arbeitshilfe, Leitfaden, Weisungen usw., aber die Inhalte aller Dokumente müssen beachtet werden, sind also gleichrangig. Die Jahreszahl hilft mir auch nicht, da die Vorschriften erst nach Erscheinen einer neuen Vorschrift ungültig werden. Das kann Jahre, manchmal nur Monate dauern.
Also hänge ich auch am Speicherpfad. Nur schaffe ich es nicht, die hier gezeigten Unterordner hinzubekommen.
Mir stellen sich die Fragen:
Wo trage ich die Platzhalter ein?
Ich habe sie im Pfad „Anton“ eingetragen (Bild Speicherpfad).
Unterordner kann ich nicht anlegen. Ich hatte gehofft, dass durch speichern eines Dokuments (Bild Dokument) im Pfad „Anton“ die Unterordner erzeugt werden.
Du musst die Pfade nicht anlegen, das macht Paperless für dich.
Du hast das schon richtig vorbereitet:
Die Reihenfolge der Variablen bestimmt deine Ordnerstruktur.
Du hast Zuweisung „Automatisch“ eingestellt, da muss Paperless halt erst mal lernen welche Dokumete in den Pfad rein sollen.
Bei einem Dokument ist der Lerneffekt noch nicht so ausgeprägt
