Ordnerstruktur PaperlessNGX

Hallo

ich habe PaperlessNGX schon einige Zeit auf dem Radar und habe mich nun entschieden, den Umstieg zumachen.

Stefan hat in seiner Masterclass viele Punkte wirklich gut und verständlich erklärt.
Aber eine frage habe ich noch. Ich scanne meine Papiere schon einige Jahre und habe das mit meiner eigenen Ordnerstruktur gemacht.
Die so aussieht:

  • Ablage
    • Arbeit
      • Stundenzettel
      • Lohnzettel
        Mehr oder weniger haben das sicherlich einige gemacht.
        Die Struktur würde ich gerne beibehalten.
        Wie seht ihr das, ist es sinnvoll das Pfad vom Media Verzeichnis zu ändern, oder sollte man das lieber so lassen?

Beste Grüsse Marco

Hallo Marco,

danke für das Lob zur paperless-ngx Masterclass :smiling_face:

Ich persönlich würde es nicht empfehlen, eine physische Ordnerstruktur wie „früher“ zu nutzen. Möglich ist es aber natürlich, genau dafür sind ja die Speicherpfade in paperless-ngx konfigurierbar.

Warum ich das nicht so gut finde: Ich würde das über Tags lösen. Das hat den Vorteil, dass ein Dokument mehrere Tags gleichzeitig haben kann, wohingegen ein Dokument nicht in unterschiedlichen Ordnern gleichzeitig sein kann.

Wie ich es löse: Meine Speicherpfade sind nur auf das Jahr des Dokuments zugeschnitten, ich habe also im Media-Ordner eine Hierarchie, die ausschließlich aus Jahres-Ordnern besteht. Das eigentliche Finden und Organisieren erfolgt dann in paperless-ngx.

Hallo Stefan, Hallo Marco,

ich hänge mich hier mal dran.
Ich sehe das genauso wie Stefan mit den Tags. Das macht schon Sinn.
Allerdings ist meine große Sorge, wenn ich keine ordentliche Ordnerstruktur anlege wie bisher üblich im Windows Explorer oder im Finder beim Mac, das ich wenn NGX mal eingestellt wird oder für meine Bedürfnisse nicht mehr ausreicht oder ich ein anderes Programm benutzen möchte, ich ein großes durcheinander an PDFs habe. Diese müsste ich dann wieder alle sortieren und ich habe nichts gewonnen. Das würde für eine ordentliche Ordnerstruktur sprechen.
Sehe ich das richtig? Oder gibt es mittlerweile ein Möglichkeit in andere Programme zu importieren?

Hallo,

ich bin gerade dabei mich in die Speicherpfade einzuarbeiten und zu üben.
Ich bin leider ein sehr organisierter Ordnerfetischist und nun kommt das mächtige Instrument der Tags bzw. alle anderen Klassifizierungen und wollen genutzt werden.
Ich glaube, man muss ganz schön im Kopf umdenken, man kann sich auch wirklich tot organisieren und kaputt verwalten. Man muss echt arg abwägen mit allen Vor- und Nachteilen, was für einen den größten Zeit/Nutzenfaktor hat.
Ich möchte das Prozedere speziell mit den Speicherpfaden verstehen und sicher anwenden können bis ich wirklich produktiv gehe. Wir nicht einfach für mich :slight_smile: .

Ein bisschen lästig ist es schon, nach jeder Änderung der Tags etc. immer über die Konsole den Retagger wieder anzustoßen, damit sich alles aktualisiert und man das Ergebnis sieht. Da wäre doch ein sog. „Aktualisierungsbutton“ im Paperless-NGX ein Verbesserungsvorschlag an die Entwickler, oder? So wie bei einer Webseiten-Aktualsierung mit F5 halt. Oder sehe ich das zu pingelig?

@Stefan die einmal von Paperless-NGX (bzw. von mir über die Speicherpfade) erstellte Ordnerstruktur (also das archive halt) kann ich schon bedenkenlos mit „Copy and Paste“ auf einen externen Datenträger nochmal wegsichern. Da dürfte doch nichts passieren, oder? Dann liegen die Dateien zur Sicherheit physikalisch nochmal woanders. Das von dir beschriebene Hyper-Backup Verfahren nutze ich auch.

Ja, kopieren ist gar kein Problem. Das macht HyperBackup intern auch nicht anders.

Allerdings könntest du das auch direkt von HyperBackup zusätzlich auf den externen Datenträger sichern lassen.

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Nun möchte ich mich auch noch in diese Diskussion rein hängen. Ich arbeite mich auch gerade ein und versuche für mich eine sinnvolle Lösung zu finden, was die Benamung, Ablagestruktur, Tags, … an geht.
Ich kann es gerade noch nicht ganz greifen, wo der Nachteil liegen sollte, dass die bisherige manuelle Ordnerstruktur verwendet wird.

Meine Grundüberlegung:
Eine Gewisse Ordnerstruktur bleibt bestehen, um Dokumente besser wiederfinden zu können, falls Paperless ausfällt, nicht mehr verwendet wird, … .

  • Arbeit/Abrechnungen/
  • Arbeit/Stundenzettel/
  • Bank/Allgemeines/
  • Bak/Konto1/
    *Bank/Konto2/
    *…

Gleichzeitig möchte ich unterschiedlichste Tags zuordnen, um die Dokumente damit besser innerhalb von paperless organisieren zu können.

Den Dateien würde ich gerne einen Namen mit dem folgenden Format zuweisen:
{Datum}{Korrospondent}{ID-Nummer}{Dokumententyp}{ASN}

Datum = YYYY-MM-TT
ID-Nummer = Benutzdefiniertes Feld (z.B. Konto oder Versicherungsnummer)
ASN = Archiv-Seriennummer (Optional, wenn vorhanden)
Die Anderen Felder sollten klar sein.

  1. Was haltet ihr von der Überlegung?

  2. Gibt es die Möglichkeit, den Namen so aufzubauen? Wenn ich das in der Doku richtig verstehe, dann ist Paperless, was die Vergabe des Dateinamens an geht, recht eingeschrenkt und kann nur wenige Platzhalter.

Spannend Eure Gedanken hier zu lesen. Hilft mir sehr, Danke!

Ich frage mich ebenfalls gerade, wie ich meine Ordner strukturieren soll:

Ich habe Daten für meine Firma und private Dokumente.

Mögliche Correspondents sind für mich u.a. Bank, Krankenkasse, Versicherung, Steuerberater, Finanzamt etc.

Dokumententypen sind u.a. Rechnung, Vertrag, Kündigung, Anleitung etc.

Tags können dann sehr flexibel eingesetzt werden, u.a. Privathaus, Mietshaus, KFZ, Krankenkassenbeleg, Ideen, Inbox, Wissen…

Aber wo unterscheide ich meine PRIVATDOKUMENTE von den FIRMENDOKUMENTEN - dies „nur“ über Tags zu handhaben, halte ich für zu kurz betrachtet. Ebenso aus den Gründen, die andere schon aufgeführt haben, dass Paperless irgendwann nicht mehr existiert oder für mich nicht mehr richtig ist.

Mein Ziel wäre physisch auf der Festplatte mind. zwischen Firmen und Privatdaten zu unterscheiden und dann weitere Unterordner z.B. die Dokumententypen zu haben.

Wie kann ich es am Besten anstellen? Bzw. was empfiehlt ihr?

Danke schon jetzt für Eure Hilfe.

Hallo janh,
genau diese Überlegungen hatte ich auch mal. Habe nach zahlreichen Versuchen, privat und Firma zu trennen, mich dafür entschieden, 2 Paperless-ngx Instanzen einzusetzen. Das ist für mich perfekt, weil ich so eine ganz saubere Trennung erreiche.
Gruß
Mario

Hallo Mario,

darüber habe ich noch gar nicht nachgedacht. Danke!
Ich bin gerade in der Überlegung, ob ich es nicht über die Correspondents (Frima, Privat) regele und meine ursprünglichen Correspondents (Bank, Steuerberater, Finanzamt…) als Tags verwende. So hätte ich beides in einer Instanz, oder übersehe ich da einen Nachteil?

Liebe Grüße
Jan

Was haltet Ihr sonst von der Idee jeweils einen USER für Privat und Geschäft zu erstellen?

Hallo janh,
kann man natürlich über Tags etc. gut regeln, war mir aber dennoch lieber, das ganz sauber zu trennen. So sind jetzt alle Belege rund um die GmbH in einer Struktur und die privaten in einer zweiten Struktur. Da kann es auf keinen Fall zu Vermischungen kommen und es ist auch noch viel übersichtlicher.
Ich denke, es kommt auch darauf an, wie groß das Unternehmen ist, und wieviele Dokumente man im Privaten hat.
Gruß
Mario

Hallo janh,
ist aus meiner Sicht eine weitere brauchbare Möglichkeit… :wink:
Gruß
Mario

Ich habe es sogar noch weiter getrieben und für jede Firma einen eigenen NAS gekauft mit jeweils einer eigenen paperless-Instanz.

Hallo Sefan,
da kann ich nur sagen - KRASS!
Gruß
Mario

Danke für Euren Input. Ich würde im Ideal 1 NAS und 1 Paperless Instanz verwenden wollen. Ich kenne mich ja noch nicht so gut aus, und glaube einfach, dass 1 Shortcut auf dem Scanner (inkl. Stapelverarbeitung) fehlerunanfälliger ist, als wenn ich bei jedem Dokument (bzw. Stapel) immer noch entscheiden muss, wo soll es denn hin… :wink:

@Stefan: Was hältst Du von den beiden Ansätzen (GmbH von Privat über die Correspondents oder über die Owner/User zu trennen)? Gibt es irgendwelche Nachteile, die ich noch nicht auf dem Schirm habe?

Hallo Janh,

Du könntest auf deinem Scanner zwei Icons einrichten. Einer heißt Privat, der andere Firma. Ich würde ebenfalls zwei paperless Installationen vornehmen. Somit ist eine saubere Trennung der Geschäftsvorfälle umsetzbar

Ich denke, für eine GmbH ist eine Investition von ein paar hundert Euro für einen NAS ganz gut angelegt und auch stemmbar. Genau, am Ende geht es mir darum, dass es sauber getrennt ist. Das fängt beim Eigentum an und hört bei den Daten auf.

Hallo Zusammen, spannend alles und DANKE für dieses Forum.

Auch ich überlege gerade auf PAPERLESS GNX umzusteigen. Aber auch bei mir besteht eine recht gute Ordner Struktur unter WIN10 mit PDFs von >3 Jahren (3.000 - 6.000).

Wie oben jemand schon erläutert hat, fällt es mir schwer, einen Umstieg auf eine SW, die später evtl. so nicht mehr weiterverfolgt wird. Habe das bei iPhoto erlebt. Sind alle Photos mal drinnen ist alles gut. Aber wenn man dann von MAC zurückwechselt… Uiii… das war ein Mist. Das „TAGGEN“ ist ja meines Wissens nach etwas rein internes der PAPERLESS Sotware. Somit sind alle TAGS außerhalb des Systems weg, richtig?

Ich überlege, ob man evtl. über die nachträglich Synchronisation der PAPERLESS NGX Ordner weiterkommt. Oder die Tags nutzt, um automatisch eine ähnliche Ordner-Struktur aufzubauen?

Freue mich, wenn hier der Erfahrungsaustausch weitergeht, wie man irgendwie unabhängig bleibt und mit seiner bestehenden Ordnerstruktur umgeht.

VG Chris

@ChrisPaperless1 Selbst wenn der Support eingestellt wird kannst du es ja weiterhin nutzen…
Und wenn doch kannst du jederzeit alles Exportieren und hast zumindest noch die Orderstrukturen und die MetaDaten inkludiert die du dann hoffentlich wo anders importieren kannst.

@MRob Ich glaube es gibt die Funktion die du suchst
https://docs.paperless-ngx.com/administration/#index document_renamer
Setzt aber voraus das du die daten vorher eingepflegt hast in die MetaDaten.
Hab ich bisher noch nicht verwendet aber in meinem Setup werden die Dokumente schon so benannt wie im 2ten Bild beim Importieren bzw. zuweißen der Speicherpfade usw… mir war der andere Weg zu blöd am anfang.

https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling

Bei mir sieht es nachdem ich mir mal wirklich Gedanken gemacht habe wie folgt aus.
Die Korrespondenten und vielen Tags habe ich mal weggelassen.

Hallo,
ich hab die Installation nach der Masterclass vorgenommen. Nach derem Profil werden ja schon Unterordner nach Jahren automatisch angelegt.
Wenn ich nun aber einen Unterorder anlegen will und nach Anleitung aus dem Kurs gehe, wird bei dem Pfad {created_year} /Gehalt/{title} wieder ein neuer Order für das Jahr angelegt.
Hier für 2024
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