Hallo allerseits,
ich habe gerade wieder einmal den Vorsatz, meine Tags in PNGX gering zu halten - und habe in diesem Kontext einmal einen Blick auf meine Versicherungen (ich nutze PNGX hier im privaten Kontext) geworfen. Derzeit habe ich jede Versicherung, die man halt so hat, mit einem Tag angelegt… und das wird in Summe doch recht viel (Krankenversicherung, Hausrat, Unfall, KfZ, Haftpflicht, etc etc)… daran geknüpft habe ich Arbeitsabläufe (Speicherpfad für die jeweilige Versicherung) und ben. def. Felder (Versicherung für wen?).
Jetzt frage ich mich, ob es eine gute Idee ist, die Versicherungen insgesamt einfach als „Versicherung“ zu taggen und dann ein ben.def.Feld per Arbeitsablauf hinzuzufügen, bei dem dann als Auswahl die Versicherungsart angeboten wird (feinjustieren kann man auch noch bei Dokumententyp - Versicherungsschein, Bescheinigung, Information usw). Probleme sehe ich evtl an der Stelle der Arbeitsabläufe - ich kann ein ben.def.Feld ja leider nicht als Auslöser festlegen (z.B. um dann den Speicherpfad zuzuordnen).
Ich würde mich freuen, wenn ihr mir eine Einschätzung geben könntet - zu viel Aufwand und weniger gutes Ergebnis dafür, dass man „Tags gespart“ hat - oder eine gute Idee?
Hallo Fred,
vielleicht hilft Dir mein Vorgehen weiter?
Grundlegend: Ich nutze PLNGX mit meiner Partnerin zusammen.
Einige Dokumente haben wir für uns einzeln und einige Dokumente sind für uns beide.
Ich habe das kursive Einlesen des Konsume-Verzeichnisses inc. Tags für die Verzeichnisse setzen aktiviert. Auf die Tags reagiere ich dann in den Arbeitsabläufen.
Grob sieht das So aus:
Es gibt im Konsum-Verzeichnis drei Ordner „Person1“, „Person2“ und „Gemeinsam“.
Darunter habe ich dann jeweils drei Verzeichnisse, über die ich Dateipfade zuordne. Sagen wir hier einfach mal, die Verzeichnisse heißen „Pfad1“, „Pfad2“ und „Pfad3“.
Wenn ich nun Dokumente Ablege, dann kommen diese in Paperless mit den Verzeichnisnamen als Tags an. Diese Tags nutze ich dann in den Arbeitsabläufen.
Im ersten Schritt definiere ich den Besitzer des Dokumentes.
3 Abläufe, die jeweils über das hinzu fügen eines neuen Dokumentes getriggert werden.
Hat das Dokument den Tag „Person1“ oder „Person2“, so wird der Besitzer des Dokumentes entsprechend auf Person 1 oder Person 2 gesetzt. Dann wird das Tag Person1 / Person2 noch gelöscht.
Hat das Dokument den Tag „Gemeinsam“, so wird das Dokument der Benutzergruppe Gemeinsam zugeordnet, in der beide Personen drin sind. Anschließend wird auch hier das Tag Gemeinsam gelöscht.
(Diese drei Arbeitsabläufe sind der Sortierreihenfolge 1 zugeordnet)
Dann gibt es noch mal das gleiche Vorgehen in Sortierreihenfolge 2 mit den Pfaden. Also Trigger = neues Dokument hinzu gefügt.
Abfrage, der Tags Pfad1, Pfad2 und Pfad3.
Hier werden jetzt nur nicht die Beitzer zugewiesen, sondern (wer hätte es gedacht) unterschiedliche Speicherpfade.
Bei den Speicherpfaden kommt es jetzt zu der eigentlichen Antwort zu deiner Frage. Ich baue die Versicherungsnummer (ID) mit in den Pfad ein.
Meine Verzeichnis / Dateinamensstruktur sieht z.B. so aus:
Dokumentenbesitzer/Korrospondent/Nr-Id/Vorgang/
→ Datum_Korrospondent_ID-Gruppe_Dokumententyp_Dokumentenname
Nr-Id und Vorgang sind zwei benutzerdefinierte Felder.
Insgesamt verwende ich aktuell drei Arten von Verzeichnissen.
- Ablage von Themenbezogenen Unterlagen für Versicherungen.
- Ablage von Themenbezogenen Unterlagen wie Banken, Finanzamt, …
- Ablage nach Kalenderjahr
1 und 2 sind sehr ähnlich. allerdings verwende ich bei 1 nicht den Korrospondenten im Verzeichnispfad. Grund dafür: Bei Versicherungen ändert sich schon mal der Name einer Versicherungsgesellschaft oder eine Gesellschaft übernimmt die Verträge einer anderen Gesellschaft … . Da ich aber immer alle Dokumente einer Versicherung in einem Verzeichnis haben möchte, kommt der Korrospondent hier nur in den Dateinamen. Das Verzeichnis beinhaltet als Konstante die ID / die Versicherungsnummer.
Bei dem Finanzamt ändert sich der Name nicht. Hier baue ich den Korrospondenten mit in das Verzeichnis ein.
Allgemeine Rechnungen, … werden dann nach Jahren abgelegt.
Aktuell bin ich noch am überlegen, einen vierten Pfad für Zeitlose Dokumente wie z.B. Bedienungsanleitungen, … zu erstellen. Da bin ich mir aber noch nicht sicher.
Noch zur Detailierung meiner benutzerdefinierten Felder:
Bei 1 und 2 verwende ich Nr-Id für z.B. Versicherunksnummer, Bankkonto-Numnmer, … .
Vorgang verwende ich dann für Unterthemen. Z.B. Ein konkreter Versicherungsschaden oder bei einem Bankkonto als Unterordner „Kontoauszüge“, … .
Bei der Ablage nach Jahren kann Nr-Id als optionales Unterverzeichnis für Gruppierungen verwendet werden. z.B. „KFZ“ um alle Rechnungen, Unterlagen, … die zum Auto gehören, in ein Verzeichnis abzulegen (wenn man denn möchte).
In paar Informationen zu den Verzeichnissen findest Du auch noch in diesem Post, in dem es um die Gestaltung der Verzeichnisse und Dateinamen geht.
Vielleicht hilft Dir das ja bei deinen Gedanken weiter?
Kurz gefasst - Statt der unterschiedlichen Tags, die Versicherung in den Verzeichnispfad / Dateinamen einbauen 
Kleiner Nachtrag: Wenn ich in den Arbeitsabläufen, die Speicherpfade setze, dann ordne ich auch direkt die Benutzerdefierten Felder zu, so dass ich das nicht manuell machen muss.