ich bin seit Monaten in das NGX-Rabbithole eingetaucht, habe viel gelesen, konfiguriert und probiert, AI-Workflows eingerichtet. Ich habe nun eine Frage, die vermutlich sehr allgemein ist – passende alte Threads fand ich aber nicht, daher doch ein neuer.
Ich starte gerade mit der Digitalisierung von 20+ Jahren Familiendokumenten. Darunter sind naturgemäß Dokumente, die meiner Frau, mir oder den 2 Kindern zuzuordnen sind.
Aktuell habe ich nur 1 Nutzer (Admin) und arbeite mit 3 Tags (Frau, Kind1, Kind2), wenn die Trennung eindeutig ist. Bei allgemeinen Buchungen (Urlaub) lasse ich das Tag weg. Da die Mehrheit der Dokumente von mir sind, ist ein nichtgesetztes Personentag gleichzusetzen mit “gehört-mir” oder “übergreifend”. Soweit mein Plan.
Frage:
Ich suche nach einer einfachen, pragmatischen Lösung – ist mein o.g. Weg sinnvoll oder renne ich in Probleme? Verschiedene Nutzer habe und brauche ich aktuell nicht. Perspektivisch kann es sinnvoll sein, dass meine dann älteren Kinder eigene Zugänge erhalten und nicht alle Dokumente sehen (müssen). Durch die Tags würde ich dann theoretisch alle nachträglich filtern und Rechte ändern können.
Macht das soweit Sinn für euch? Oder sollte ich das direkt mit Speicherpfaden nutzen – bisher ist auch hier die Config einfach gehalten: {{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ title }}
Meine Frau wird einfach nur Dokumente in den Scanner werfen, NGX wird sie realistischerweise nur bei meinem Ableben nutzen müssen.
habe das ganze bei mir so gelöst, das ich ein benutzerdefiniertes Feld angelegt habe (Auswahl). Darin stehen alle Personen. Im Scanordner sind für diese Personen auch einzelne Ordner angelegt. Beim Scannen wird dann die Person auf dem Scanner ausgewählt und das Dokument landet dann in dem entsprechenden Scanordner. Dann habe ich noch 2 Arbeitsabläufe. Der 1. Arbeitsablauf fügt bei jedem neuen Dokument im Paperless das benutzerdefinierte Feld hinzu. Der 2. Arbeitsablauf dient zum ausfüllen des benutzerdefiniertem Feld in dem der Scanordner der Person überwacht wird und beim Eingang eines Dokumentes automatisch die Person eingetragen wird.
Wenn wirklich nur du paperless-ngx nutzen wirst (deine Frau und Kinder ggf. über den Dateibrowser aufs Archiv (lesend!) zugreifen, würde ich für jeden „Eigentümer“ ein benutzerdefiniertes Feld setzen:
Du
Frau
Kind 1
Kind 2
Einen Speicherpfad, der so aussieht:
Eigentümer/Jahr/ab hier wie du willst
Und dann einfach noch eine Workflow, der neuen Dokumenten automatisch dich als Eigentümer (Benutzerdefiniertes Feld, nicht der echte Eigentümer) zuordnet. Fertig
Danke euch, das sind ja zwei sehr ähnliche Ansätze. Vielleicht eine doofe Frage, aber @RKuehne hast du dann für “ALLE” einen eigenen Ordner oder geht das auf deine Kappe?
Aktuell habe ich ca. 350 Dokumente, kann ich - nachdem ich über Tags gefiltert habe - die Eigentümer in der Übersicht als Bulk zuweisen? Sonst ist das ne Fleißartbeit nachträglich. Und: wenn ich den Speicherpfad ändere, werden die Dokumente doch automatisch physisch im Ordner verschoben ohne weiteres Zutun, oder?
Bevor ich mir dem eigentlichen Import der historischen Daten beginne, will ich es einmal durchdacht und optimiert haben - wenn auch nur für den Augenblick.
Du kannst über Tag filtern und dann oben bei Auswählen auf Alle drücken. Dann kannst du unter Benutzerdefinierte Felder ein Feld hinzufügen. Unter Werte setzen kannst du dann das Feld aussuchen (Eigentümer) und die Entsprechende Person zuweisen.
So ist es. Bei Speicherpfaden ja, beim Default File Format (aus Umgebungsvariable PAPERLESS_FILE_FORMAT) nicht, da müsstest du manuell den document_renamer ausführen.
