So ist es. Arbeitsabläufe haben auch keinen „Besitzer“, sie laufen immer mit vollen Rechten. Heißt: Jeder, der Arbeitsabläufe nutzen darf (das kann man einstellen), kann alles innerhalb der Arbeitsabläufe machen. Also theoretisch auch alle Dokumente auf sich selbst „umschreiben“, dann könnte er alle sehen.
Diesen Hinweis werde ich auch bald noch in die Masterclass anhand eines Praxisbeispiels einbauen, aber an dieser Stelle passt er schon ganz gut.
Holla Stefan,
wo du schon da bist - Kudos für deinen Einsatz. Keep it up!
Dass ein zweiter User auch Zugriff auf die Arbeitsabläufe hat, ist im Privathaushalt unerheblich - mir geht es nur um den Überblick und die Ordnung. Jeder hat etwas andere Abläufe und wenn man alles in einem Topf hat, wird es eben grauslig unübersichtlich. Das wäre für mich ein klassischer Feature Request. Ich lege das mal in Github ab. Bis dahin muss ich mich wohl mit der Unordnung begnügen^^
Eine Frage zum „bigger picture“, vielleicht auch zu deiner Vorgehensweise @Stefan :
Wie handelt ihr privat/beruflich nicht paperlessngx kompatible Files?
Beispiel Privat:
Beispiel Beruflich:
Meine erste Intuition wäre, in der paperless Umgebung einen Ordner zu erstellen, in dem diese nicht verarbeitbaren Dateien liegen, drum herum aber paperless ngx arbeiten kann. Problem ist, dass man dann in der paperlessngx Infrastruktur herumpfuscht … Oder muss ich diese beiden Bereiche strikt trennen?
Habt ihr irgendwelche Idee/Ansätze?
LG
D
Danke @carsaig, ich habe den Post ganz übersehen!
@Dietmar :
Sehr gute Frage. Dazu mache ich bald mal ein Video.
Ganz grob: Ich nutze paperless-ngx nur für PDFs. Lebende Dokumente landen in einer eigenen Ordnerstruktur und damit in Projekt-Ordnern. Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, wandert der Ordner ins Archiv auf dem NAS.
Für Content-Creator kann ich übrigens die kostenlose Software „Post Haste“ empfehlen:
https://www.digitalrebellion.com/posthaste/
Mit der kann man sich immer wiederkehrende Ordnerstrukturen inc. Dateivorlagen generieren lassen. Nutze ich z.B. für meine YouTube-Videos. Da sind dann alle Video-Editing-Vorlagen, Musik, Thumbnail-Vorlagen, etc. schon drin. Und wenn das Projekt abgeschlossen ist, wandert der ganze Ordner aufs NAS.
Ich habe 2 Firmen und die private Korrespondenz in Paperless über die Speicherpfade getrennt.
Hierzu habe ich bei mir verschiedene Speicherpfade angelegt:
Allgemeine Dokumentationen, Datenblätter, Fachzeitschriften, Handbücher etc:
{{ document_type }}/{{ correspondent }}/{{ title }}
(also dann z.B. „Fachzeitschriften/Heise/ct.24.26.pdf“
Firma 1:
Firma_1/{{ document_type }}/{{ created_year }}/{{ correspondent }}/{{ created }}_{{ title }}
(also dann z.B. Firma_1/Ausgangsrechnungen/2024/Kunde_1/2024-09-30_RE_xxxx.pdf)
entsprechend dann für Firma_2
Privat (z.B. alles fürs Haus wie z.B. Strom etc) sowie für jede Person im Haushalt einen Pfad, z.B.
Privat/Haus/{{ correspondent }}/{{ document_type }}/{{ created }}_{{ title }}
(also dann z.B. Privat/Haus/Abfall/Rechnungen/2024-11-15_RE_xxxx.pdf)
So habe ich alles sauber getrennt und finde die Dokumente zur Not auch ohne Paperless im Archivordner in einer gewohnten Ordnerstruktur, ohne aber auf die Vorteile von übergreifenden Tags, Korrespondenten und Dokumententypen verzichten zu müssen.
Gruß
Frank
Woran kann es den liegen, wenn die Ordner nach Speicherpfad nur im Verzeichnis originals nicht aber im Verzeichnis archive erzeugt werden?
Danke
sorry , nach Neustart ok
Das finde ich nicht! Du kannst sogar benutzerdefinierte Felder in die Struktur mit einbauen. Dadurch könnte sich ein Großteil der Ordnerstruktur erübrigen, da im „Notfall“ bzw. Systemwechselfall alle PDF’s mit einer gewissen Logik „Visuell“ erkennbar auch wo anders verarbeitet werden können.
Hier ein Beispiel von mir mit einer Kombination aus Ordnerstruktur und Dateinamen:
RVM/Klienten/{{ correspondent }}/{{ correspondent }} - {{ document_type }} - {% if „Sparte“ in custom_fields %} {{custom_fields.Sparte.value}} - {% endif %}{% if „Versicherung“ in custom_fields %}{{custom_fields.Versicherung.value}} {% endif %}{% if „Polizzennummer“ in custom_fields %}}{{custom_fields.Polizzennummer.value}} - {% endif %}{{ created_year }}{{ created_month }}{{ created_day }} - {{ title}}
Wie du siehst hier mit 3 benutzerdefinierten Feldern: „Sparte“, „Versicherung“ und „Polizzennummer“ - die nur angedruckt werden „was drinnen steht“, da in der .ENV definiert wurde dass NONE nicht ausgeben werden soll:
#Tells paperless to replace placeholders in PAPERLESS_FILENAME_FORMAT that would resolve to ‚none‘ to be omitted from the resulting filename. This also holds true for directory names. See File name handling for details. Defaults to false which disables this feature.
PAPERLESS_FILENAME_FORMAT_REMOVE_NONE=true
Als Ordner:
RVM/Klienten/Mustermann Max/
und darin die Datei:
Mustermann Max - Polizze - Rechtschutzversicherung - ARAG - 47110815 - 2024_10_01.pdf
oder z.B. nur
Mustermann Max - Reisepass - 2020_07_17.pdf
und das mit dem selben „Speicherpfad“ in meinem Fall hier „Klienten“
Hallo zusammen,
ich häte mich hier mal an, da ich vor dem gleichen Dilemma stehe, wie alle, die vor PaperlessNGX eine Ordnerstruktur in Windows genutzt haben.
Ich komme von ELO Office und der Aufwand zu PaperlessNGX ist nicht zu unterschätzen, vor allem um mal das System zu verstehen. ELO Office hat nämlich grundsätzlich in der Baumstruktur „Aktenschränken“ eine quasi Ordnerstruktur angeboten, die man natürlich nutzt.
Das fehlt bei Paperless NGX, es werden nicthmal Speicherpfade angezeigt, wenn man sich ein Ordnersystem anlegt. (und erstmal die Technik zur Erstellung des Systems mit den ganzen Variablen usw. aneignen muss)
Mein Problem:
Ich habe ein Ordnersystem, bei dem teilweise 15-20 Unterordner vorhanden sind.
Paperless bietet eine volltextsuche, ja - und auch die Korrespondenzen usw.
Aber was, wenn ich mal nicht weiß, wonach ich suchen möchte und enfach mal ind en Ordner „Rechnungen“ Oder „Projekte“ reinschauen möchte und suchen möchte, was irgendwann mal gemacht/angefragt/gekauft wurde?
Ich habe irgendwie Bedenken, dass meine informationsmäßigen Dinge, die ich Bei gewissen Themenordnern abgelegt habe, aber nicht zwangsweise ein Tag bekommen habe, irgendwann im Sumpf der Dateien verschwinden und man sie auch nie wieder findet bzw. „mal anschauen“ kann…
Das kann ich bei Ordnern schon…
Kann mir jemand die Bedenken zerstreuen?
Grüße
Markus
Das gleiche Problem hast du ja auch, wenn du z.b die Rechnung nicht in den richtigen Ordner hast 
dann findest du sie auch nicht. Paperless ngx lernt ja mit jeden Dokument und erkennt recht zuverlässig dann welches Tag für welches Dokument benutzt wird. Durch die suche der Tags kann man zuverlässig und einfach alle Dokumente finden und ich finde man kann sie besser finden wie bei Ordner, da man mehrere Tags, Korrespondenten oder andere suchen kann
Außerdem kann man z.b eine Rechnung von der Versicherung mit den Tag „Versicherung“ und Tag „Rechnung“ markieren und somit kann man sie über die beiden Tags finden. Bei Ordnern wäre die Rechnung im Ordner „Rechnung“ oder im Ordner „Versicherung“
Ich habe über 2000 Dokumente in Paperless und hab bis jetzt alles gefunden und nutze noch nicht mal das volle Potenzial von Paperles 
Gruß Jannik
P.s und durch benutzerdefinierte kannst du ja auch deine Dokumente als „gekauft“ oder „angefragt“ markieren und seperat in der Suche filtern
Ok, anders gefragt:
Wenn ich jetzt z.B. einen Überordner habe:
Finanzamt
Ist es dann sinnvoll für jeden einzelnen Ordner ein Tag anzulegen?
Wenn ich einen Steuerbeleg aus z.B. 2020 aber nicht nur unter „Steuerbeleg 2020“ ablegen möchte, sondern auch unter „Versicherungen“ „KFZ“ „Rechnungen“, hätte das Dokument dann 5 Tags?
Oder wenn ich es betrieblich nutze:
Kunden
Kunde 1
Kunde 2
Das wird ja ein Wust an Tags?! Wenn es mal wirklich viele Dokumente bzw. Themen bzw. Jahre … werden…
Oder muss ich hier generell umdenken?
Ich bekomme nur im Kopf nicht hin, wie ich am Ende des Tages dann alle Dokumente zu einem Thema zusammen bekomme…
Gruß
Markus
es ist ja nicht schlimm wenn ein Dokument mehrere Tags hat, stört ja nicht Das Datum brauchst du nicht als Tag, du kannst es aber wenn du willst. Du kannst ja in der Suche das Datum filtern und so eine Ansicht erstellen
du kannst ja über die Verschiedenen Ansichten deine Filter mit den Tags speichern, z.b Korrespondent Kunde 2 und Tag Projekt 1
Hallo zusammen,
ich habe mich bei der Installation der Zip Datei und der Anleitung von Stefan bedient und bin gerade dabei mir eine Ordnerstruktur aufzubauen.
Bei der Überprüfung der Pfade bin ich aber etwas ratlos zurückgeblieben. Wenn ich in meine File Station im Docker in die Dateien schaue, dann sind sowohl der Archivordner, Originale etc. komplett leer, obwohl ich testweise um die 30 Dokumente eingelesen und verarbeitet habe, welche auf der Weboberfläche auch zu sehen sind.
Ich kann es mir nicht erkläre, hat einer eine Idee?
Grüße,
Tobi
Problem gelöst.
Gruß, Tobi