Hallo,
ich vermute es war nur ein Anzeigefehler in der File Station, im Explorer passt es jetzt.
Interessanter Fehler in Synology Drive… Danke fürs Teilen!
Hallo Michael danke für deine Antwort. Werde ich mir mal anschauen.
Nach einer kurzen Einrichtungspause geht es nun mit Paperless NGX weiter und ich habe mich jetzt dazu entschieden, dass ich eine gewisse Ordnergrundstruktur haben möchte, in denen ich die Dateien dann entsprechend ablegen möchte.
Ich nutze Paperless NGX rein privat bei uns zuhause, daher kommen unterschiedliche Rechner für mich schon mal nicht in Frage.
Das finde ich rein Energetisch auch wahnsinn - kann es aber aus geschäftlicher Sicht (DSGVO und co) nachvollziehen.
Ich möchte als erste Grundstruktur zwischen
- meinen eigenen Dokumenten
- denen meiner Partnerin und
- unseren gemeinsamen Dokumenten unterscheiden.
Meine Überlegung ist, eine PaperlessNGX Instanz zu verwenden, in der meine Partnerin, ich und ein „Gemeinsam-Nutzer“ als User eingerichtet sind.
Eventuell kommen in den Consume Ordner drei Unterverzeichnisse, um zu steuern, für wen die Dokumente sind.
Ich wollte gerade mal ein wenig ausprobieren und hänge bei dem Anlegen eines Speicherpfades.
Wenn ich für die Zuweisung auswähle, dass „Alle folgenden Wörter müssen enthalten sein“, dann muss ein Zuweisungsmuster angegeben werden.
Frage:
Wie muss das Zuweisungsmuster aussehen 
Habe in der Doku nichts gefunden und mit einfachen Kommas oder Anführungszeichen bin ich auch noch nicht weiter gekommen.
Nachtrag: Ich weiß nicht was vorher schief gelaufen ist, aber jetzt werden die Stichwörter angenommen.
werde erstmal weiter testen. Hätte den Post auch gelöscht, finde da aber keine möglichkeit für.
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Hallo, ich bin neu hier und grüße Euch herzlich.
Ich stehe vor der Entscheidung, Paperless-ngx einzusetzen und die erforderliche Hardware anzuschaffen. Ich habe mich jetzt intensiv mit Paperless-ngx beschäftigt und komme zu dem Schluss, dass Paperless-ngx für mich nur in Frage kommt, wenn ich OHNE VIEL AUFWAND eine von Windows gewohnte Ordnerstruktur aufbauen kann.
Ich muss in der Lage sein, meine Dokumente samt Ordnerstruktur digital an andere Personen weiterzureichen. Die anderen Personen müssen meine Dokumente verwenden können, ohne sich zunächst auf eine nicht oder nur rudimentär vorhandene Ordnerstruktur einzustellen.
Ich habe gelernt, dass man die Ordnerstruktur in Paperless-ngx mit Speicherpfaden erzeugt. Aber dieses Erzeugen von Speicherpfaden muss leicht und komfortabel von der Hand gehen. Mit ein paar voreingestellten Speicherpfaden funktioniert das bei mir nicht. Bei mir werden das, auch wenn ich mich extrem auf das Programm einstelle und jeweils nur zwei Unterordner verwende, hundert und mehr Speicherpfade.
Ich habe bislang noch nirgendwo gesehen, wie Paperless-ngx die durch Speicherpfade erzeugten Strukturen dann letztendlich darstellt.
Das Paperless-ngx sehr ähnliche Programm Papermerge bietet die Möglichkeit, Ordner zu erzeugen, sie anzuklicken und Dokumente hineinzuschieben. Genau so brauche ich das. Ich habe schon einmal gesehen, dass jemand sowohl Paperless-ngx als auch Papermerge installiert hatte. Ist Papermerge dann irgendwie in Paperless-ngx integriert, um die Erzeugung der Ordnerstruktur zu übernehmen?
Habt Ihr Rat für mich?
Hey ich versteh dein Problem nicht so ganz aber du hast doch die Möglichkeit zum einen über Speicherpfade deine Ordnerstruktur beliebig lange zu setzen.
Hast du dir den Beitrag auch mal von Anfang an durchgelesen ?
Sogar in Kombination mit Ordnername und Dateiname.
s.H. Advanced Topics - Paperless-ngx
bei mir ist das Allgemein überall {correspondent}/{created_year}/{document_type}-{created_month_name_short}
Wenn du mit / arbeitest macht er dir n Verzeichnis draus… wenn nicht den Dateinamen und so kannst du die Komplexität selbst bestimmen.
Und in deiner docker-compose.env kannst du dies auch als Basis machen…
# Ausgabeformat: Jahr/Dokumententitel (kann man ändern)
PAPERLESS_FILENAME_FORMAT={correspondent}/{created_year}/{document_type}-{created_month_name_short}
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@Josh
in der Benutzeroberfläche werden die „Speicherpfade erzeugten Strukturen“ nicht dargestellt. Du kannst über die Filterbedingungen Korrespondent,Dokumententyp und Speicherpfad … Dokumente suchen und dir anzeigen lassen.
Im Verzeichnis media/documents/originals oder media/documents/archive wird dir dann die Struktur anhand der Speicherpfade dargestellt. Kann das sein das du beim erstellen eines Speicherpfads im Pfad einen Fehler hast? Kannst du den Pfad hier einmal posten ?
Danke erstmal für Eure Antworten.
Ich versuche, mich nochmal etwas präziser auszudrücken.
- Arbeitsaufwand zur Erzeugung der Ordnerstruktur
Auf der ersten Ordnerebene werden bei mir 10-15 Ordner anfallen, auf der zweiten bis zu 50. Das kann ich nicht ändern. Darunter kommen dann noch einmal jeweils 2-3 Unterordner.
Bei dieser Anzahl von möglichen Speicherpfaden kann ich nicht mit voreingestellten, gespeicherten Speicherpfaden arbeiten. Ich muss also für jedes neu eingescannte Dokument den Speicherpfad komplett eintippen, was ein unglaublicher Aufwand wird. Mit Ordner erzeugen per Klick und hineinschieben des Dokumentes (wie unter Windows und bei Papermerge) läuft das sehr viel komfortabler ab.
- Darstellung der von Paperless-ngx erzeugten Ordnerstruktur unter Windows, Linux, MacOS
Auch wenn mir die durch Speicherpfade erzeugte Ordnerstruktur in der Benutzeroberfläche von Paperless-ngx nicht angezeigt wird, muss ich doch mindestens wissen, wie die aus Paperless-ngx ausgeführte Ordnerstruktur, die ich mit den Dokumenten an andere Personen weiterreiche, bei den anderen dargestellt wird. Werden die mit Paperless-ngx erzeugten Speicherpfade von Windows, Linux, MacOS erkannt und in die jeweilige Verzeichnisstruktur umgesetzt? Oder benötigt der Empfänger der Daten ein eigenes Dokumentenmanagement Programm?
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Ich stehe, wie gesagt, vor der Entscheidung für oder gegen Paperless-ngx und die damit verbundenen Investitionen. Ich versuche, mit den Informationen, die ich finden kann, zu verstehen, was ich von Paperless-ngx erwarten kann.
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Kennt Ihr Euch mit Papermerge aus? Kann man dieses Prgramm in Paperless-ngx „integrieren“ oder gilt hier „entweder/oder“?
Vielen Dank für Eure Antworten.
Du sollst nicht in den Ordnern von paperless rum"pfuschen" da Paperless das selbstständig macht…
Du Scanst in den „Consume“ Ordner und hältst die Füße still und lasst Paperless arbeiten.
Du kannst aber jederzeit die Archive und Original Ordner einsehen wenn du die erforderlichen Rechte hast. ( Macht aber keinen Sinn )
Mir scheint du hast noch nicht ganz verstanden wie paperless arbeitet.
Denn wenn du Daten verschiebst oder umbenennnst machst du dir die Arbeit kaputt und Paperless findet die daten nicht.
Das ist als ob deine Partnerin den Tresorschlüssel versteckt, dir nicht sagt wo und dann stirbt…
Deine Ordnerstruktur kannst du noch optimieren indem du die Reihenfolge vertauscht und vielleicht mit dem Dokumententypen beginnst gefolgt von Korrespondenten.
Wie du deinen Workflow gestalten sollst damit es für dich passt kann dir keiner sagen.
Setz dich an den Rechner kopiere deine Domumente nach der Konfiguration und füttere paperless mit dokumenten um zu sehen ob es so funktioniert wie du dir vorstellst.
Arbeite stets mit Kopien bis es funktioniert.
In der Theorie hat noch niemand kriege gewonnen ^^
Also ran an die Tasten.
Hallo zusammen,
ich bin gerade im Urlaub und bin durch Zufall auf dieses Forums gestoßen. Da meine Internet Geschwindigkeit hier zu wünschen lässt, habe ich mir leider noch kein Video ansehen können. Ich komme persönlich von ELO Prof. in der Firma und ELO Office im privaten.
Privat würde ich wohl gerne auf Paperless umsteigen wollen. Allerdings finde auch ich eine Ordnerstruktur extrem wichtig. Nicht nur weil es in ELO so ist. Angenommen, ich segne morgen das zeitliche. Meine Frau und meine Kinder wissen doch gar nicht, wonach sie suchen müssen. Da würden ihnen sicherlich einige wichtige Dokumente verborgen bleiben. Eine Ordnerstruktur brauche ich niemanden erklären. Und gerade diese Struktur sollte so einfach wie möglich zu erstellen sein.
Bisher bin aber guter Dinge dieses mit paperless zu realisieren. Als erstes gehe ich nach dem Masterclass Video vor. Alles andere wird sich hoffentlich ergeben.
Zuletzt noch ein Dankeschön an dieses sehr freundliche und informative Forum.
@tom1964
Ich komme auch aus der Elooffice Welt. Meine ganzen Dokumente sind dort gespeichert. Elooffice wird ja nicht mehr weiterentwickelt. Noch funktioniert das ja alles in Windows. Ich tue mich sehr schwer mit dem Umstieg, da ich seit der aller ersten Version von Elo damit arbeite. Im Grunde liegen bei Elo ja alle Dokumente in mehreren nichtssagenden Ordner. Lediglich das Programm von Elo zeigt dir den Aktenschrank/Ordner und Zwischenablage an. Das schwierige für mich ist eine Struktur zu finden wie ich in Paperless meine Dokumente ablege. So wie ich Dokumententypen,Speicherpfade und Korrespondenten anlege habe ich dann die Möglichkeit meine Ablagestruktur im Media-Verzeichnis zugestalten.
Na das Problem ist zumindest war das bei mir so…
Egal wie ich es geplant habe … hab ich erst im versuch der Umsetzung gemerkt das es so kacke ist und es dann intuitiv in mehreren Schritten geändert.
Deswegen kann ich jedem nur empfehlen sich Dateien zum Probieren in einen Ordner auf den Desktop zu legen und damit Paperless immer wieder zu füttern und zu sehen was passiert und dann Änderungen vorzunehmen und dann alle Dokumente löschen und von neu testen.
Nachdem bei mir im archive und originals alle Ordner aus „Korrespondenten“ bestehen werde ich jetzt nach über nem Jahr vermutlich auf ner Zweiten installation auf nem anderen Gerät alles über den Haufen werfen und doch wohl eher den Weg gehen von „Dokumententyp“ / „Korrespondent“ / „Jahr“ oder so ähnlich.
Die Umstrukturierung sollte eigentlich nach Änderung und anstoßen des Renamer-Prozesses selbstständig laufen.
@Stefan hast du schon mal alles über den Haufen geworfen in der Art und musstest du den Renamer dafür anstoßen oder ging das automatisch mit Änderung der Config ?
Hallo,
ich habe folgenden Aufbau:
Korrespondenten sind für mich Personen, also meine Frau, Kinder und Schwiegereltern und meine Person. Ich möchte generell schon mal nur Dokumente von Personen filtern können.
Tag habe ich nur das inbox, damit ich sehe, was ich noch nicht verarbeitet habe
Dokumententypen gibt es 7 als Oberbegriff.
Ordner1 Arbeit und Beruf
Ordner2 Fahrzeuge
Ordner3 Finanzen und Steuern
Ordner4 Gesundheit
Ordner5 Persönliche Dokumente
Ordner6 Versicherungen
Ordner7 Eigenheim
Dann gibt es die Speicherpfade, und die sind umfangreicher bzw. an meine Bedürfnisse angepasst.
01.01 Zeugnisse
01.02 Gehaltsabrechnungen
01.03 Arbeitsvertrag
… oder
02.01 Kfz-Steuer
02.02 Rechnung Wartung
02.03 Kaufvertrag Kfz
oder
03.01 Depot
03.02 Kreditverträge
03.03 Kontoauszüge
03.04 Schriftverkehr Bank
Warum habe ich die Dokumententypen mit Ordnerx begonnen? Ich weiß dann, unter welcher führenden Zahl die Speicherpfade zu finden sind und muss nicht lange scrollen. Ein Dokumententyp Ordner3 kann ich beim Speicherpfad 03. suchen und bekomme nur diese angezeigt.
Alle neuen Dokumente gehen in den Inbox Ordner und werden dann zugeordnet. Alles letzter Schritt entferne ich das inbox Tag
Aber jeder wird sicherlich eine andere Herangehensweise haben.
Liebe Grüße
Rainer
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Auch ein gutes System!
Danke dafür!
Gruß
Mario
Hallo @MRob, guter Punkt und genau der, über den ich stolpere.
Mein Use-Case ist analog des deinigen: 2,5 Personen Haushalt 
Also meine bessere Hälfte + Schnittmenge. Das abzubilden, ist in Teilen möglich - aber nicht sauber. So meine Erfahrung. Denn: Paperless ist nicht multi Mandanten/ multi User fähig.
Während sich Email Regeln & Accounts noch durch unterschiedliche Berechtigungen auf Nutzer aufteilen lassen (also dass jeder Nutzer eigene Konfigs betreibt und sieht und nicht die des anderen Nutzers), so zieht sich dieses Konzept nicht über die anderen Features wie Tags, Speicherpfade, usw. - das ist nicht konsistent. Ziemlich ärgerlich. Kann ja noch kommen - aber Stand heute erfordert das hässliche Workarounds.
Ein Beispiel: auch wenn eine rein dynamische, DB-basierte Struktur total Sinn macht, so ist sie nicht immer praktikabel und es erfordert doch einen Hybridbetrieb ergänzend mit brauchbarer klassischer Ordnerstruktur. Spätestens meine Partnerin möchte das^^
Konkret bedeutet das: ich habe eine Ordnerstruktur für beide User erstellt. Diese unterscheidet sich etwas - völlig ok. Nun möchte ich die jeweilige Ordnerstruktur in die dazu passende Drive Instanz syncen - und da wird es spannend. Denn zunächst betreibt eine Paperless Instanz auch nur ein Archiv und unterscheidet dies nicht nach User hinter den Dokumenten. Mist.
Der Workaround: ich stelle jedem Speicherpfad im ersten Level den jeweiligen Usernamen als Ordner voran: /User1/Level2/Level3/usw… bzw. /User2/Level2/Level3/usw…, um die Speicherpfade voneinander zu trennen und synce nur das dazu passende Archiv in die jeweilige Drive Instanz. Klappt problemlos. Ist nur nicht smart.
Kann ich mit leben.
Was mich hingegen extrem stört, ist, dass Tags, Dokumententypen und insbesondere Speicherpfade nicht nach user getrennt abgebildet werden. Alles, was ich anlege, ist auch für meine Partnerin sichtbar - und vice-versa. Das macht aus der Ordnung heilloses Chaos.
Workaround: Auf einmal muss man bei der Benennung von Speicherpfaden den Username mit einbauen, um eine Unterscheidung herzustellen. Dann wird das bei der Selektion im UI allerdings nicht mehr auf den ersten Blick erkennbar, welcher Pfad zu welcher Person gehört. Abgesehen davon, dass die unzähligen Speicherpfade im Alltag zu Selektionsfehlern führen. Einfach hässlich gelöst.
Ich habe dafür außer den Workarounds bei den Speicherpfaden keine Möglichkeit gefunden, die Nutzeraccounts tatsächlich sauber voneinander zu trennen. Keine Chance. Oder ich bin zu doof und habe ein Feature bei den Settings übersehen.
Mein Conclusio ist, dass es eine komplett getrennte Instanz braucht. Finde ich super lästig und unnötig. Ja, alles machbar - aber smart ist eben anders. Frisst Ressourcen, braucht getrennte Orderstrukturen, andere Configs, URL, etc. etc. → kurzum: Arbeit.
Ich finde schon 2 saubere User Umgebungen unmöglich. Keine Ahnung, wie ich die Schnittmenge sauber abbilden soll…ja, noch einen User anlegen, Dokumente über Regeln zuweisen, drittes Sync Register aufmachen…puh…not nice!
Jetzt habe ich viel gesabbelt - sag’ mal was kluges dazu Hast du ne bessere Idee? Habe ich was übersehen oder ist das Tool einfach noch so limitiert?
Wenn es nur hässlich in der Umsetzung wäre - aber Workarounds haben die Angewohnheit kaputt zu gehen, sobald Features verändert werden. Und zack - hat man Probleme und muss umbauen. Breaking change eben.
Letzte Ergänzung: die dynamische Generierung von Dokumententiteln und Speicherpfaden ist aktuell stark limitiert. Warum zur Hölle wird gleich ein ganzes Array von Tags genutzt, wo man doch ggf. nur EINEN Tag als dynamisches Element bei der Benennung eines Titels oder Pfades möchte?
Dann lassen sich keine benutzerdefinierten Begriffe als dynamische Variablen einsetzen, nur fixe Pfadangaben. Das ist maximal unflexibel.
Von der Kombination von Regeln mit Ausschlussverfahren AND/OR/NOT mal ganz abgesehen. Die Regelwerke sind ruck-zuck unübersichtlich und fehleranfällig. Klassisch unflexible Business-rules. Nicht smart.
Bin für jeden Input dankbar.
PPS: Ich pimpe die Erkennungslogik von Emails nochmals signifikant durch das vorherige Parsen der Mails in einem N8N workflow lokal. Es gibt zB. so Dissidenten wie Apple und ein paar andere lustige Ami’s, die Rechnungen als HTML verschicken. Nähhhh. Unbrauchbar. Den Mist parse ich, pflücke mir Kontext, usw. aus der Mail zur späteren Betitelung des Dokumentes und sauberen Ordner Zuordnung, wandle das HTML in PDF um und lege es im Consume Ordner ab. Funktioniert sauber.
Man kann mit Paperless auch HTML Inhalte verarbeiten und als zweiten Anhang mit schicken. Ist nicht halb so schick und optisch unbrauchbar gelöst.
Abgesehen von Rechnungen gibt es auch edge-cases anderer HTML Mails, die ich zuweilen als PDF für Dokumentationszwecke ablege.
Cheers in die Runde!
Ja man kann alles in Paperless einlesen wenn mans als PDF speichert 
Den Workaround kann man nur jeden derzeit empfehlen.
Es ist sehr wohl möglich ziemlich schnell Die „Daten“ ( Tags, Dokumente usw. ) auf mehrere User aufzusplitten so dass jeder nur seinen eigenen Kram sieht, wenn man aber keine User/Eigentümer/Gruppen zuweist ist das schwierig.
Achja nach Änderung ist ein abmelden und neu anmelden erforderlich um die Änderungen zu sehen.
Holla Michael,
merci für den Einwurf. Ich hatte durchaus Eigentümer und Nutzergruppen zugeordnet. Muss die Gruppenzuordnung gleich nochmal doppelt prüfen aber die Nutzer sind sauber getrennt zugewiesen und dennoch klappt es nicht. Dann ist da noch der Wurm drin. Das wäre ja zu hoffen und ich kann aufatmen
Klar - Abmeldung Anmelden versteht sich. Du glaubst gar nicht, wie häufig ich diese Ummelderei gemacht habe^^ Irgendwann habe ich dann zwei Rechner nebeneinander gestellt, um dem Malheur zu entgehen.
Also du sagst, die Tags etc. lassen sich trennen. Sehr gut. Wie schaut es mit den Speicherpfaden aus? Da sehe ich keine Berechtigungseinstellungen…
Ich hab binnen 3 min auf meiner damaligen Testumgebung alles umgesetzt.
Speicherpfade und alles andere „Berechtigungen bearbeiten“
Der Eigentümer muss gesetzt sein ansonsten kann jede drauf zugreifen.
Tatsache. Speicherpfade sind getrennt. Immerhin. Ein Container Neustart hauchte dem Ding Vernunft ein. Keine Ahnung, was los war.
Die Arbeitsabläufe hingegen nicht. Oder hast du dafür auch noch einen guten Tip parat?
die Workflows sind Global …