Workflow und Aufbaue

Hallo zusammen

könnt ihr mit zeigen welche Workflows ihr habt?

Wie habt ihr es für euch aufgebaut?

Welche Dokumententypen verwendet ihr?
Welche Tags?
Welche Korrespondenten?
Welche Speicherpfade?

Wie ist der Ablauf bei euch?

Von Empfang der Post bis zur Ablage in Paperless

usw.

Danke für den Input.

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Servus,

Das Thema wurde schon mehrfach angesprochen…
Hier mein Input dazu

Hallo Michael

vielen Dank ist sehr hilfreich. Nun habe ich ein konretes Beispiel.

Meine Frau einen Brief von ihrer Unfallversicherung, mit der Info zur Unfallaufnahme, erhalten.

Wie würde man hier vorgehen:

z.B. Korrespondent ist klar, Dokumententyp: Bescheid, Tags: Unfallversicherung, Name der Frau.

oder habt ihr andere Vorschläge?

Korrespondent = Versicherung XYZ
Dokumenttyp = Mitteilung ( bei mir für alles mögliche was keine Rechnung oder Vertrag ist )
Speicherziel = Vertrag/Versicherung

Ich würde mich garnicht auf Personen einschießen…
Das würde ich vermutlich mittels Benutzer Lösen.
Kannst aber auch als Tag machen und wäre vielleicht einfacher zum Tracken

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Hallo,

ich habe folgenden Aufbau:

Korrespondenten sind für mich Personen, also meine Frau, Kinder und Schwiegereltern und meine Person. Ich möchte generell schon mal nur Dokumente von Personen filtern können.

Tag habe ich nur das inbox, damit ich sehe, was ich noch nicht verarbeitet habe

Dokumententypen gibt es 7 als Oberbegriff.
Ordner1 Arbeit und Beruf
Ordner2 Fahrzeuge
Ordner3 Finanzen und Steuern
Ordner4 Gesundheit
Ordner5 Persönliche Dokumente
Ordner6 Versicherungen
Ordner7 Eigenheim

Dann gibt es die Speicherpfade, und die sind umfangreicher bzw. an meine Bedürfnisse angepasst.

01.01 Zeugnisse
01.02 Gehaltsabrechnungen
01.03 Arbeitsvertrag
… oder

02.01 Kfz-Steuer
02.02 Rechnung Wartung
02.03 Kaufvertrag Kfz

oder

03.01 Depot
03.02 Kreditverträge
03.03 Kontoauszüge
03.04 Schriftverkehr Bank

Warum habe ich die Dokumententypen mit Ordnerx begonnen? Ich weiß dann, unter welcher führenden Zahl die Speicherpfade zu finden sind und muss nicht lange scrollen. Ein Dokumententyp Ordner3 kann ich beim Speicherpfad 03. suchen und bekomme nur diese angezeigt.

Alle neuen Dokumente gehen in den Inbox Ordner und werden dann zugeordnet. Alles letzter Schritt entferne ich das inbox Tag
Aber jeder wird sicherlich eine andere Herangehensweise haben.

Liebe Grüße

Rainer

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Danke Rainer. Ganz anderer Ansatz als was ich so gesehen haben, aber auf jeden Fall auch spannend zu sehn wie Leute sich zurecht finden.

Im Moment bin ich mir noch ziemlich unsicher wie ich die Speicherpfade einsetzen möchte.

Letztendlich entwickelt jeder sein eigenes System wie er damit zurecht kommt.
Ich hab mich tagelang gespielt… Alles gelöscht und alles neu eingelesen um mir den renamer zu ersparen.

Ganz wichtig!
Nutzt nur kopieren der originale und erst wenn alles läuft von neu anfangen mit importieren.

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Ja, jeder muss sein eigenes System finden. Ich verstehe nur nicht, warum alles so verkompliziert wird. Man muss nicht suchen. Selbst wenn man alles in einen Ordner speichert und alles Timbuktu-XYZ nennt. Es kann doch das Dokument ansich durchsucht werden.

Mein Aufbau ist wie folgt:
Korrespondent: Alle Absender, die regelmäßig im Austausch mit mir stehen. Alle Eintagsfliegen bekommen den Korrespondenten “Diverse” verpasst.

Ordnerstruktur:
Abos
Fahrzeuge
— Kennzeichen 1
— Kennzeichen 2
Beruf/Arbeit
Versicherungen
— Hausrat
— private Haftpflicht

Gesundheit
Immobilien
Renten
Steuern + Finanzen
Telefon/Internet/Rundfunk

Dateiname: Verzeichnis/{created}-{correspondent}-{document_type}

Als Tags habe ich nur zwei Stück. NEU - wird an alles getaged, was “reinkommt” und nach Bearbeitung entfernt. So kann ich unterscheiden, was noch mal angefasst werden muss und was schon bearbeitet ist. Wenn alles sauber läuft, könnte dieser TAG auch wieder entfernt werden. Aber ich bin ein Kontrollfreak, darum bleibt der bei mir.

Und dann gibt es noch den (aktuellen) TAG “Steuern 2023”. Dieser TAG kommt an alle Dokumente, die ich für die Steuererklärung benötige.

Als Dokumententypen habe ich:
Antrag
Aufforderung
Bescheid
Bescheinigung
Erklärung
Gehaltsabrechnung
Information
Kontoauszug
Kündigung
Lastschrift
Lohnsteuerbescheinigung
Rechnung
Sozialversicherungsmeldungen
Versicherungsschein
Vertrag
Zeugnis

Damit sollte alles abgedeckt sein, was in einer privaten Ablage anfällt.

That’s my way

Ich würde aber tatsächlich niemals anhand eines Dateinamen oder einer Ordnerstruktur suchen. Ich würde immer die erweiterte Suche nutzen und nach dem Dokumentinhalt suchen.

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Danke dir. Jede Sichtweise hilft und bringt Ideen die man teilweise für sich ausnutzen kann. Klar die Suche ist natürlich mit das Wichtigste. Ich kann mir jedoch gut vorstellen, dass man mit Tags ganz gut Dinge zusammenfassen kann. Genau so ein Anwendungsfall wäre die Steuererklärung, wie von dir beschrieben.

Herzlichen Dank auch dir für die Auflistung.

Etwas ausführlicher wie bei mir aber genau meine Denkweise :smiley:

Ihr könnt bei Speicherpfade einstellen wie euere Dateien Benannt werden sollen und in welche Ordner dann final gespeichert werden soll.
Meine Tags, Dokumententypen, Speicherpfade und Korrespondenten hab ich ausnahmslos alle selbst erstellten auf Auto stehen… der rest macht die KI nach dem mühseligen Training… danach spart es viel zeit :smiley:

Bei mir unter Speicherpfade folgendes gesetzt… Ihr Könnt dort noch viel mehr und Detaillierter machen.

{correspondent}/{created_year}/{document_type}-{created_month_name_short}

Damit das aber richtig funktioniert muss ich im jeden Dokument das richtige Datum Setzen/Korrigieren wenn falsch erkannt.

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