Wie weit zurück geht Euer Archiv in Paperless

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Hallo

Ich verwalte aktuell rund 6’000 Dokumente mittels Paperless. Angefangen mit der teilweisen Digitalisierung habe ich im Jahre 2007 und ab 2011 dann mit der strukturieren und vollständigen Digitalisierung meiner Dokumente weitergemacht. Tools, Apps und Hardware haben sich stetig weiterentwickelt. Ein PDF ist immer noch ein PDF.

Ich überlege mir, Dokumente die älter als zum Beispiel 10 Jahre sind, aus Paperless herauszulösen und für die Ewigkeit zu archivieren. Mehrfach und auf unterschiedlichen Medien, sodass ich noch darauf zugreifen könnte.

Mir schwebt dafür eine zweite Instanz vor dem geistigen Auge herum, die auf einer separaten Hardware (zBsp. Pi5) läuft … oder aber ich lege die PDFs ganz einfach in einen separaten Ordner, der mehrfach gesichert und durchsuchbar ist. Für alle Fälle.

Wie seht ihr das? Habt ihr / Lasst ihr … Eure Dokumente auf alle Ewigkeit in Paperless in derselben Instanz?

Beste Grüsse und ein sonniges Wochenende wünsch ich Euch.

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Hi,

Ich mach mir da ehrlich gesagt keine großen Gedanken.
Paperless wird genutzt so lange es läuft weil es für mich derzeit keine bessere Alternative gibt.
Auch wenn es mal nicht weiterentwickelt wird läuft es ja trotzdem noch jahrelang weiter.

Nur eine Instanz.
Der Media Ordner wird jeden Tag gesichert, den könnte ich durchsuchen und versehentlich was löschen ohne dass die Datenbank meckert.
Der Export wird ebenfalls täglich gemacht, Snapshots 2x pro Tag, Raid1 System, das reicht als Sicherung.

Und ja, ein PDF bleibt ein PDF, sehe derzeit noch kein Szenario dass es mal keinen Viewer mehr gibt der keine alten PDFs mehr lesen kann.

Falls mal Version 3.0 mit AI und KI Gedöns fertig ist könnte man eine 2. Instanz zu Testzwecken aufbauen.

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@Jake

Meine Gedanken gehe nicht in Richtung Technik, Backup, Performance und so. Da bin ich ebenfalls gut aufgestellt.

Habe lediglich darüber nachgedacht, wie oft ich auf Dokumente zugreife, die älter als 10 Jahr sind und diese so mitschleppe … ohne dadurch wirklich Nachteile zu haben. Aber Du hast schon recht … laufen lassen … und die Vorteile nutzen … :slight_smile:

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Machen wir uns nix vor, hätten wir die Dokumente als Paper würden sie früher oder später im Shredder landen.
Darum wird so eine Sicherung auch „Datengrab“ genannt.
Aber das ist ja das schöne der Digitalisierung, juckt mich doch nicht ab ich 1 oder 10GB mehr oder weniger Speicher habe. Warum soll ich mir die Mühe machen und alte Dateien löschen?

Hab vor kurzem einmal ne 12 Jahre alte Rechnung angeschaut nur weil ich wissen wollte welche Winterreifen ich damals gekauft habe und was sie gekostet haben, nur als Vergleich, hat mich keine 10 Sekunden gekostet.

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In meinem Paperless befinden sich ab meiner Geburtsurkunde bis heute alle Dokumente, die je eine Bedeutung in meinem Leben gespielt haben und sich digitalisieren ließen.

Früher hat man ja alles thematisch in Aktenordnern gesammelt und mangels Technik eher selten digitalisiert.

Ich habe alle alten Akten digitalisiert und wirklich offline nur aufgehoben, was im Original nötig ist.

Alles was mich heute offline erreicht wird digitalisiert und sofort geschreddert. Mein Digitalarchiv wächst täglich, meine Aktenschränke schrumpfen.

Da Speicherplatz heute absolut keine Rolle mehr spielt finde ich gerade den Gedanken gut, immer alles in Sekunden an einem Ort zu finden.

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Ich überlege mir, Dokumente die älter als zum Beispiel 10 Jahre sind, aus Paperless herauszulösen und für die Ewigkeit zu archivieren. Mehrfach und auf unterschiedlichen Medien, sodass ich noch darauf zugreifen könnte.

Keine Chance!

  • So eine Idee hatte ich weiland schon einmal, als ich viel Zeug auf Kerblochkarten geschrieben habe.
  • Später hab ich meine Fehler eingesehen, hab meine digitalen Sachen auf Disketten gespeichert.
  • Als die ersten Computer ohne normale Diskettenlaufwerke kamen, musste alles auf ZIP-Disketten untergebracht werden.
  • Das währte nicht lange, bis alles Mögliche auf CDs gebrannt wurde. (Übrigens habe ich noch 8 unbenutzte Rohlinge hier herumfliegen. :wink: )
  • Die Computer, die ich heute nutze, haben aber kein eingebautes 5 1/4-Zoll - Laufwerk mehr …
  • Hat irgendeine Cloud das ewige Leben?
  • Werden PDF-, Word- oder HTML-Dateien in zwanzig oder dreißig Jahren noch ohne Spezialprogramme lesbar und darstellbar sein?

Pfiffikus,
der kaum eine Möglichkeit sieht, etwas für die Ewigkeit zu speichern

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“Für die Ewigkeit”.

Ich habe noch ein internes 51/4-Zoll-Disketten-Laufwerk, dass ich mit einem Adapter an einen aktuellen PC anschließen könnte. Das FAT-Dateisystem wird immer unterstützt werden können.

Ähnliches gilt für 1,44-Zoll-, CD/DVD/-Laufwerk, IDE-Adapter für IDE-Festplatten usw.

Zweifel an der Langlebigkeit der Datenträger sorgen mich eher.

Darum habe ich alle Daten auf aktuellen Festplatten, auch die aus Anfang der 90er Jahre.

Dank Emulatoren und virtuellen Maschinen, kann ich auch alte Software meistens einsetzen. Einzige Ausnahme bei mir: Ein Sprachübersetzungsprogramm, das vom CPU-Takt abhängt und mir heutigen Prozessoren nicht mehr läuft. Es ist mir auch nicht in einer VM gelungen. Der von mir dazu kontaktierte Programm-Autor war nicht kooperativ, um es diplomatisch auszudrücken.

Früher gab es in MS Windows als Zubehör das Programm Write, das später durch Wordpad abgelöst wurde. Ich habe einige WRI-Dateien später nicht mehr öffnen können, obwohl Wordpad, Windword, Staroffice für Write-Dateien Importfilter haben - aber offenbar nicht für alle (internen) Write-Versionen. Die meisten WRI-Dateien konnte ich migrieren, teilweise mit Open- oder Libre-Office, die inzwischen den Filter mangels heutiger Relevanz rausgeworfen haben.

Das war es aber auch schon mit meinen Datenverlusten seit Anfang der 90er.

Videos mit proprietären Codecs sollte man vielleicht von Zeit zu Zeit auf aktuellere und freie Codecs konvertieren.

Bei PDF/A mache ich mir keine Sorgen. Das Format ist offen und dermaßen weit verbreitet, dass es dafür immer einen Zugang geben wird - solange wir über Hardware und Software frei verfügen können.

Gegenanzeige: Wir werden durch eine Katastrophe in eine vorindustrielle Zeit zurückgeworfen, oder eine autoritäre Herrschaft kontrolliert alle Computertechnik. Physische Datenträger werden von der Cloud verdrängt wie es dem Bargeld an den Kragen geht. Diese Gegenanzeigen sind keine Prognosen von mir, sondern nur die Szenarien, wo man die Kontrolle über seine Daten verliert.

Darüber hinaus sind Papier und Tinte oder Gesteinstafeln zukunftssicher.

Ich halte es mit mehren Spindelfestplatten, Kopie der Daten von Alt nach Neu und Verwendung offener Standards.

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Es sagt niemand dass es für die Ewigkeit dasselbe Medium sein muss, aber die Daten bleiben von Anbeginn der Zeit dieselben.

Ich kenne die Entwicklung vermutlich aus derselben Zeit wie Du, nur ZIP habe ich übersprungen

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Um auf die Eingangsfrage zurückzukommen da hier zu weit abgedriftet wird wer die älteren Datenträger hat ^^

Mein Archiv geht im Moment noch bis in die 50er Jahre zurück und noch älter ( Hausbau meiner Großeltern ).
Darin digitalisierte Unterlagen die noch von meiner Mutter digitalisiert wurden aber noch nicht vollständig in Paperless implementiert.

Das ist verständlich denn der verkauft dir lieber eine neue Lizenz für das neuere Produkt…
Ich hatte mal zwei Entwickler angeschrieben bzgl. einer Lizenzänderung ( nur der Name ) gerne auch gegen kleine Gebühr… der Autor eines weit bekannten/verbreiteten Dateimanagers der auf NC/MC basiert war sehr freundlich und hilfsbereit… der andere Autor eines Tools für Snapshots ganzer Festplatten antwortete mehr oder minder mit “der Preis dient für die Beantwortung solcher dämlichen fragen.” … :man_facepalming:

Ich hab hier noch einen “Sortieren” Ordner in dem sämtliche Software und Dateien/Backups der letzten 20-30 Jahre inkl. vieler E-Books liegen bevor es E-Books überhaupt gab.

Leider lasst sich HTML schlecht nach interaktives PDF konvertieren.

Aufgrund der Tatsache das CD/DVD’s übreflüssig sind hab ich lediglich nur noch einen Rechner mit nem DVD-Brenner und Blue-Ray Brenner lediglich zur Digitalisierung der DVD/BD-Sammlung für Jellyfin.

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Hätte dein Beitrag nicht hier enden müssen, um nicht zu weit abzudriften? :joy:

Nicht falsch verstehen, finde die Diskussion hier echt klasse und denke, dass jeder der sich mit Digitalisierung beschäftigt automatisch irgendwann beim Thema Langzeitarchivierung landet und je nach Alter eben schon so seine Erfahrungen gemacht hat.

Von daher meiner Meinung nach gerne weiter „abdriften“ :joy:

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Nö :smiley:

das ^^ sollte zeigen das es nicht ganz so ernst gemeint war :smiley:

Meine “Digitalisierung” begann als jugendlicher der seine CD’s in MP3 konvertierte und Napster für sich entdeckte ^^

Nach lange Jahre Streaming Nutzer tendiere ich aber wieder zu Realen Datenträgern oder digitalen Download fürs Archiv … und damit ich mir nicht die mühe mehr machen muss selbst zu konvertieren.

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Herrlich, das waren noch Zeiten :joy: vor Napster hat man sich im Netz mühsam versteckte MP3 suchen müssen.