Wie archiviert ihr Papierunterlagen?

Hallo,

nachdem in diesem Forum immer nur das Thema der Digitalisierung betrachtet wird, möchte ich die „Alten Hasen“ hier mal fragen, wie ihr nach dem Scan die Papierversion der Dokumenten, welche archiviert werden sollen, aufhebt.

Ich habe schon von Zero-Max-Ordnern gelesen, da gehen die Meinungen aber etwas auseinander.
Heftet ihr die Dokumente einfach in einen Leitz-Ordner ab?
Wie archiviert ihr wichtige Dokumente wie Urkunden, Zeugnisse, etc.?

Vielen Dank,

Thomas

Hallo Thomas,

ob „Alter Hase“ bei mir zutrifft, lasse ich mal im Raum stehen.

Ich löse es mit Kunststoff-Boxen von „Really Useful Box“: Amazon-Link

Da passt genau A4-Papier rein und es ist meiner Meinung nach auch gut genug geschützt.
Wenn man ASNs verwendet (ob als Label oder handschriftlich), sieht man sogar richtig schön, welche ASNs sich in der Box befinden und wo in etwa (oben, unten, Mitte).

Es gibt die auch in kleiner (weniger hoch), da passt ebenfalls A4-Papier rein. Diese nutze ich meist als Kurzzeit-Ablage, bis es in die große Box wandert.

Für wichtige Dokumente, also Urkunden vom Notar, Zeugnisse, usw. nutze ich auch Boxen von Really Useful Box, allerdings die etwas breiteren.

VG Stefan

Die Idee mit solchen Boxen hatte ich bisher noch nicht, das sieht aber auch sehr brauchbar aus.

Kannst Du das etwas näher erörtern, wie Du auf die Schnelle siehst, ob sich die ASN oben/mitte/unten befindet? Die obere ASN verstehe ich noch aber bei den anderen blätterst Du dann durch oder wie stelle ich mir das vor?

Weil die Urkunden, etc. breiter als DinA4 sind oder weil Du die Dokumente evtl. noch in einer zusätzlichen Schutzhülle hast?

Ich weiß z.B., dass das erste Dokument, das ich in diese Box lege, die ASN0001 hat.
Das vermerke ich auf der Box (z.B.: „ASN0001 bis“, die letzte ASN lasse ich noch leer).
Wenn die Box voll ist, schaue ich, was die letzte (also oberste) ASN ist und schreibe die auch vorn auf die Box (dann steht da: „ASN0001 bis ASN1025“).

Suche ich jetzt die ASN0527, weiß ich, dass sie sich etwa in der Mitte des Stapels befinden muss. Natürlich liegt man daneben, aber man sieht direkt wie sehr man daneben liegt und wenn man die ASNs immer in die gleiche Ecke klebt, findet man doch sehr sehr schnell das richtige Dokument.

Genau, beides. Ich möchte hier die Wahl haben, ob ich manchmal noch eine Hülle dazupacke oder nicht.

Aktuell finde ich deinen Ansatz mit den Boxen wirklich interessant. Wenn da nun nicht noch jemand hier mit einem besseren Vorschlag um die Ecke kommt, werde ich wohl demnächst Boxen kaufen.

Kannst Du vielleicht noch das genaue Modell der breiteren Boxen teilen, welche Du für die Urkunden verwendest?

Vielen lieben Dank.

85% der eingescannten Papiere gehen den Weg durch den Aktenvernichter.

Und was machst Du mit den anderen 15%?

Die lege ich im Schrank ab. Habe da eine spezielle Kiste gebastelt und da lege ich diese rein. Unten das älteste Dokument oben auf das neuste. Sind aber weniger als 15%. Der Wert, der vernichtenden Papiere ist höher.
Vieles bekomme ich auch nur noch elektronisch. Einige Versicherungen senden zwar auch noch einen Brief, aber ich nehme das nur aus dem Postfach

Benutze die klassischen Leitz-Ordner (oder ein Produkt der Mitbewerber). Der Unterschied ist nur, dass es „nur noch ein halbes Dutzend“ sind - wenn überhaupt und nicht mehr die ganze Wand voll. Alles was in den Ordner wandert, bekommt jetzt natürlich so einen QR-CODE Aufkleber mit der Paperless ASN Nummer und kann somit in Nullkommanix wiedergefunden werden - in beide Richtungen.
Grüße

Also ich verwende ebenfalls die gleiche Ablage wie Stefan. Funktioniert super. Ich unterscheide dabei folgende Dokumente:

  • Kann direkt in den Papierkorb
  • Muss gescannt werden aber nicht archiviert werden
  • Muss gescannt und archiviert werden

Demnach werden 5-10% aller Unterlagen archiviert. Das meißte davon nur gescannt, weil absolut nichts wichtig, was man UNBEDINGT im Original benötigt. Für dir Archivierung verwende ich die oben beschriebenen Boxen. Alerdings die Flachen.

Hallo Stefan,

da meine Frage wohl untergegangen ist: Kannst Du vielleicht noch das genaue Modell der breiteren Boxen teilen, welche Du für die Urkunden verwendest?

Vielen lieben Dank.

Muss ich schauen, sobald der Umzug fertig ist. Ich kann dir aktuell vor allem vorteilhafte und weniger vorteilhafte Umzugskartons nennen :wink:

1 „Gefällt mir“

Und die Nummern 0-174 usw. sind identisch mit der ASN?