mich würde einmal interessieren, wie ihr zum Thema Barcodes (auch QR-Codes) mit paperless-ngx steht.
Prinzipiell gibt es da ja unglaublich viele Möglichkeiten, allen voran mit kleinen (wirklich kleinen!) Aufklebern mit QR-Code jedem Dokument eine Archiv-Seriennummer zu geben und damit dann die Originale ohne Ordner, einfach nur in Pappkartons sehr sehr leicht wiederzufinden, wenn es mal nötig wäre.
Oder zu einem Original ganz schnell das digitale Pendant zu finden (z.B. um die Notizen oder sonstiges dazu zu lesen).
Auch kann man QR-Codes nutzen, um Tags automatisiert zu vergeben und vieles mehr.
Ich hätte ein paar Produkt-Ideen, dafür müsste ich aber erst mal ein Gefühl dafür bekommen, ob ich damit echte Probleme lösen würde, denn nur dann macht es Sinn.
Daher auch diese Umfrage, kommen wir also direkt dazu. Danke vorab fürs Mitmachen, ihr seid echt eine tolle Community
Umfrage: QR-Codes für paperless-ngx
QR-Codes für paperless-ngx…
nutze ich schon (gern auch als Kommentar)
würde ich gern nutzen, weiß aber nicht genau, wie
wollte ich schon nutzen, aber es hat nicht geklappt (Probleme, so klein zu drucken, die Erstellung der Codes, etc)
Bei der ASN müsstest du, wenn du nicht kleben willst, pro Dokument ein gleich großes Dokument nur mit der ASN haben. Geht schon, aber fände ich nicht praktisch. Aber möglich wäre es.
Ich hätte bei den Etiketten wenig Bedenken mit dem Scanner. Möglicherweise verschleißen dann normale Verschleißteile etwas schneller, aber das sehe ich nicht so kritisch.
Die Blätter sind für mich kein Problem, die Label eigentlich auch nicht da ich den Einzug reparieren kann für 0€ ^^
Die label sollten sich dann zerstörungsfrei wieder ablösen lassen ansonsten…
Probleme gibts üblich nur bei Geräten die die Dokumente um ~ 180 ° biegen müssen wo sich die Label ablösen können und im Papierweg stecken bleiben.
Dann wirds nämlich kniffig.
Ansonsten ganz nett und freundlich zum Techniker sein der dann hoffentlich n Auge zu drückt
Wenn der Papierweg fast gerade ist sollte es dort keine Probleme geben.
Bei Urkunden und Notariellen Dingen würde ich es tunlichst vermeiden bzw. Sind diese sowieso dann nur für Geräte mit Flachbett geeignet da man die Blätter nicht trennen darf wegen Siegelbruch.
Gibt es vielleicht auch ein Plugin um den entsprechenden Barcode auf neue Dokumente direkt mit ausdrucken zu können aus z.b. Word ?
Benutze QR Codes für Dokumente, die wirklich wichtig sind - kleiner ASN Aufkleber (Herma 10916) und die Re-Identifizierung dann aber mit der APP Paperparrot die ich sehr empfehlen kann. Beim Drucken muss man schon schauen, dass das vernünftig auf die Aufkleber gedruckt. Ich mache mir 100 QR Aufkleber fertig und die reichen mit Sicherheit für 6-8 Monate, so wie ich das im Moment sehe.
Grüße VF
Das sieht gut aus!
Ich habe nochmal kleinere Etiketten (270 auf ein A4-Blatt). Das Drucken ist schon sehr schwierig, geht auch nur mit echt präzisen Druckern.
Dafür echt schön klein und nicht störend.
Meine Idee wäre, fertige ASN-Packs im Shop zu verkaufen, die müsste ich aber produzieren lassen.
Ich habe mich auch schon einmal mit dem Thema beschäftigt, nachdem ich diesen interessanten Artikle zur Verwendung von ASN und QR-Codes im Rahmen von Paperless-ngx gelesen hatte:
War zunächst extrem fasziniert davon, weil ich die Idee schön fand, meine Dokumente, die ich wirklich noch in Papierform benötige, gemischt in einem Ordner ablegen und bei Bedarf dann auch jederzeit über Paperless-ngx wiederfinden zu können.
Bereits vor längerer Zeit hatte ich schon einmal die Idee, meine Papierdokumente mit einem Paginierstempel zu kennzeichnen und dann die digitalen Kopien mit Hilfe von DEVONthink mit einer entsprechenden, fortlaufenden Paginationsnummer versehen zu lassen. Durch den Artikel (s.o.) kam nun die Überlegung ob man das alternativ vielleicht auch mit DEVONthink und QR-Codes realisieren könnte.
Nun aber wieder zu Paperless.
Ich kann nicht beurteilen, wie das für den Geschäftsbereich ist … aber als Privatperson macht es aus meiner Sicht eher keinen Sinn für den oben genannten Zweck.
Im DEVONthink-Forum hat man mich bezüglich der QR-Codes an Folgendes erinnert:
Man kann die Dokumente auch ohne Aufwand in einer Plastik-/Papierbox oder auch einem Ordner chronologisch ablegen … vielleicht 1 Ordner pro Jahr, bei Bedarf auch mehr.
In DEVONthink/Paperless kann ich jederzeit das Erstellungs- bzw. Importdatum eines Dokuments sehen:
Ein Griff zum Ordner mit der entsprechenden Jahreszahl ist schnell erledigt. Durch das chronologische Abheften ist das zugehörige Papierdokument dann auch schnell gefunden.
– Ich kenne natürlich Paperless und seine Möglichkeiten noch zu wenig und stehe hier ganz am Anfang … aber dieser Einwand hat mich dann doch stutzig gemacht.
Für andere Zwecke ist die Verwendung von QR-Codes vielleicht sinnvoller, z.B. die Trennblätter beim Import verschiedener Dokumente in einem Rutsch.
Mich würde auch brennend interessieren was das Killerkriterium für den Einsatz der QR-Codes und somit das Aufheben des Papiers ist?
Nicht zuletzt durch @Stefan inspiriert habe ich meine komplette Ablage privat und geschäftlich digitalisiert. Echtes Papier geht nach dem Scan bei mir direkt in den Schredder, sollte ich nicht zum Aufheben des Originals (z.B. für das Finanzamt) gezwungen werden.
Sollte man wirklich nach langer Zeit das Papier benötigen reicht doch die Methode der Ablage nach Datum vollkommen aus?
Ich bin ein großer Fan von QR-Codes zum Transport eindeutiger Informationen, aber hier habe ich das Gefühl dass es irgendetwas geben muss, was ich noch nicht erkenne.
Mag mich vielleicht jemand anhand eines exemplarischen ASN Workflows aufklären?
scheinbar hat Dir ja jemand ein Beispiel für den ASN Workflow geben können.
Wäre es ok, dass hier einmal zu zeigen? - Würde mich auch interessieren, möchte gerne ´was dazulernen. Danke!
Ich „sortiere“ meine Dokumente nach Datum, Adressat und Thema. Z.B. „Amazon Rechnung DS220+“ oder „Huk24 Versicherungschein Golf“. Das Datum steuert Paperless bei. Im Aktenschrankt sind die laufenden Belege nach Datum sortiert in Jahresordnern. Thematisch wichtige Dinge in extra Ordnern wie „Finanzamt“ z.B.
Dabei wusste ich vorher nicht, was mir die zusätzliche ASN bringen sollte, deswegen auch meine Frage. In meinem Workflow kann ich alles schnell finden, offline wie online.
Trotzdem kann man mit der ASN 2 zusätzliche Informationen transportieren, erstens dass es zum online Dokument ein offline Original gibt und zweitens, wo dieses leicht zu finden ist. Ordner brauchen nur fortlaufend mit dem Nummernkreis der ASN beschriftet werden.
Alles in allem ist die ASN eine super Sache, nur ich brauche es nicht.
Ach so … entschuldige. Ich habe die Frage zu spät gesehen. Ich drucke mit einem ganz normalen Epson ET 4750. Insofern sind da sicherlich ein paar Millimeter Spielraum - aber am Ende des Tages funktioniert es, wenn ich mit dem Mobiltelefon abscanne. Die gewünschte digitale Version der Papier-Datei erscheint in einem Wimpernschlag. Und, wie gesagt, ich brauche ja keine Unmengen von diesen Etiketten.
Von meiner Seite gibt es auch ein Update:
Nach vielen Stunden entwickeln, tüfteln und programmieren habe ich jetzt die optimalen Einstellungen für die ASN-Labels gefunden (sowohl was das Generieren und Kalibrieren mit dem Firmendrucker als auch die aufsteigenden QR-Codes angeht).
Das Ergebnis kann sich durchaus sehen lassen, dabei sind die Etiketten selbst nur 17,8 x 10 mm groß:
Um zu testen, ob das überhaupt interessant ist als Produkt, habe ich eine kleine Menge produziert, diese kann ab jetzt im Shop ganz normal gekauft werden und landet dann 1-2 Werktage später bei euch im Briefkasten:
Zu den Set-Größen:
Es gibt die Labels in den Packungsgrößen
540 Labels
2700 Labels
5400 Labels
zu kaufen. Feedback ist wie immer herzlich Willkommen.
Um eine Frage vorweg zu beantworten: Natürlich kann man das selbst drucken, bei diesen kleinen Labels wird das allerdings nur mit stundenlanger Optimierung des Druckers (gerader Einzug, Offset, …) und auch der digitalen Quelle funktionieren. Glaubt mir, ich weiß, wovon ich spreche
Hallo zusammen, ich verfolge das ganze seit geraumer Zeit. Ich stelle mal eine provokante Frage an Gewerbetreibende unter euch.
Wofür dieser Aufwand, wenn doch Gewerbetreibende ab 01.01.2025 verpflichtet sind ab Rechnungswert 250 Euro eine sogenannte e-Rechnung zu empfangen. Das bedeutet, das ab diesem Wert eh kein Papier mehr per Post kommt.
Die Pflicht gilt meines Wissens nach nur für den Empfang. Heißt also, wenn mein B2B-Gegenüber E-Rechnungen versendet, muss ich sie akzeptieren. Bedeutet nicht, dass ich verpflichtet bin, diese auch auszustellen.
Und wie ich es einschätze, wird sich da jeder genau so viel Zeit lassen, wie es gesetzlich möglich ist.
Eine andere Sache: Es geht bei paperless-ngx ja um viel mehr als nur Rechnungen. Für Rechnungen und Buchhaltung nutze ich z.B. lexoffice und paperless-ngx dient nur zum Sammeln auf dem Weg zu lexoffice.
das war mir schon bewusst, dass du nur den Empfang als verpflichtend beschrieben hast. Genau deswegen stelle ich mir ja die Frage, warum das das Papieraufkommen verringern sollte.
Zumindest sehe ich es in der Praxis so, dass die Papier-Rechnungen immer dann entstehen, wenn man lokal einkauft. Bei Online-Einkäufen etc. bekommt man ja fast immer ein PDF (und bald evtl. eine E-Rechnung, was aber an der Papierbilanz nicht viel ändern wird).
Ich würde mal sagen, dass Du nichts übersiehst. Ich bin mit meinem Kommentar sicherlich zu weit gegangen. Bin mir aber sicher, dass diese neue Regelung noch mehr bewirken wird als nur Rechnungen. Wenn Unternehmen umstellen, werden sie sicherlich auch anderes mit umstellen. Eventuell bekommen wir auch mal elektronische Datenaustausch mit Ämtern.
Da liebe ich mir Österreich. Habe einen Zweitwohnsitz hier und arbeite hier in Österreich. Was da alles elektronisch für Normalbürger erledigt wird. Traumhaft
Hallo und guten Abend,
ich betreibe kein Gewerbe, sondern benutze Paperless erstmal für meine privaten Unterlagen.
Nun ist es so, dass meine Dateien bereits von 0000 bis ca. 3000 hochgezählt haben und ein Aufkleber mit 00097 eine Fehlermeldung produziert, dass dieser Eintrag bereits vergeben ist.
Will sagen: Wenn ich Codes bräuchte, würde ich z.B. 500 nehmen und mir dann das Feld 3500 bis 4000 wünschen und im Tagesbetrieb dann mit 4001 weitermachen. Mit den 500 Aufklebern würde ich vermutlich zwei Jahre hinkommen, denn erstmal möchte ich ja Papier vermeiden und nicht archivieren - aber wir wissen alle, dass bestimmte Dinge nun wirklich nicht in den Schredder gehören.
To cut a long story short.
Damit wäre mir jetzt gerade nicht geholfen - außer ich lege eine Testumgebung an oder benutze eine Instanz extra für die Unterlagen, die einen QR Code bekommen.
