Hallo zusammen,
aus dem Masterclass-Kurs erschließt sich mir aktuell noch ein Thema nicht.
Ich möchte ja nun alle meine Dokumente und Unterlagen scannen.
Diese sind natürlich aus verschiedenen Jahren wo ich diese per Post erhalten habe.
Wie bekomme ich es hin, dass Dokumente aus 2023, die ich in 2024 scanne, in den ordnern archive und originals dann auch in 2023 bzw. der zurückliegenden Jahre abgelegt werden?
Danke im Voraus.
Hallo,
Die kannst dir den Speicherpfad individuell anlegen, dazu nutzt man Variablen , siehe hier:
https://docs.paperless-ngx.com/advanced_usage/#file-name-handling
Du kannst dir bei Verwaltung > Speicherpfade verschieden Schemas anlegen wenn benötigt.
Die Reihenfolge der Variablen bestimmen die Ordner und Unterordner.
Wenn du ältere Dokumente einscannst musst du natürlich auch kontrollieren ob das Erstellungsjahr richtig erkannt wird und gegebenenfalls korrigieren.
Sind mehrere Datums auf dem Dokument erkennt Paperless nicht immer zuverlässig das Erstellungsdatum des Dokumentes.
VG
Durch die Texterkennung versucht die KI das Erstellungsdatum herauszufinden… das ist anfänglich nicht immer korrekt aber du könntest ja Phasenweiße Jahr für Jahr einscannen oder mit Unterordner arbeiten die dir dann als Tags klassifiziert werden.
okay, danke für die Hinweise.
Das bedeutet, dass die Ordnerstruktur nicht am Scandatum sondern am erkannten Erstellungsdatum hängt.
Wenn man das angepasst hat, dann nochmal den rescan über die Console laufen lassen, richtig?
Ich würde nur das Datum anpassen und gut is!
Beim nächsten Dokument kannst das gleiche Problem haben, das ist unter umständen ganz anders aufgebaut, ich bezweifle dass die KI das jemals fehlerfrei erkennt.
ZB kann ein Brief vom 2024 sein, bezieht sich auf eine Rechnung vom Dezember 2022 und verweist auf die Mahnung vom Januar 2023. Welches Datum gilt?
Nein Nein Nein 
Es gibt mehrere Wege zum Ziel…
ich habe meine Speicherpfade alle mit diesem Pfad angelegt… ( selbsterklärend )
{correspondent}/{created_year}/{document_type}-{created_month_name_short}
Dazu musst du aber das Erstellungsjahr selbst im Dokument eintragen…
Bau dir ne Struktur auf mit „Korrenspondenten“ …
Dokumententypen:
und Speicherpfade:
Das fließt dann alles in die Ordner-Struktur ein und wenn du was änderst wird das dokument automatisch verschoben und umbenannt.
Du kannst aber auch einfach mit den Tag-Ordner arbeiten und nen Stoß Jahr 2003 einscannen in den Ordner /Scaninput/2003 und wenn du es richtig eingestellt hast werden alle Dokumente mit TAG „2003“ markiert.
Wie du es machst ist letztendlich egal… Automatisch funktioniert es erst später nahezu gut.
Da stimme ich dir nur halb zu… denn die KI lernt dann schon noch erweitert mit anderen begriffen aufgrund der User-Korrekturen…
Man könnte es aber auch weiter Tunen mit Erkennungsmustern … aber den vielen Aufwand für etwas weniger Fehler …
Ich machs immer so.
Einscannen → Datum setzen → weiter sortieren nach Korrespondenten usw.
Sehr sehr großen Dank Jungs, das hilft mir weiter.
Hab heute mal die ersten 23 Dokumente gescannt (Scanner kam erst Samstag).
Die Ordnerstruktur aktuell Flach nach Jahren hat auch was.
Irgendwie hab ich das Gefühl, dass die KI noch nichts lernt, aber wird sicher noch.
Ach ja, schnelle Frage:
Wenn ihr die Dokumente angepasst/getaggt habt, nehmt ihr den Inbox-Tg runter?
Sodass ihr nur neue Dokumente auf Inbox-Tag seht?
Die KI lernt, das dauert. Aber selbst nach mehr als 600 Dokumenten wird das Datum nicht immer korrekt erkannt. Es kann z.B. sein, dass auf dem Schreiben das Datum, wann es erstellt wurde, steht. Das wird erkannt. Dann wird sich u.U. auf einen Vorgang bezogen, dessen Datum steht auch im Brief. Das Datum steht dann eventuell unter der paperless Datumserkennung. Arg wird es, wenn eventuell noch dein Geburtsdatum im Dokument enthalten ist. Dann hast Du u.U. 3 unterschiedliche Datumsvorschläge zur Auswahl. Nacharbeite ist immer angesagt, bin selten ohne ausgekommen.
Gerade habe ich ein Beispiel in meine Inbox bekommen
Der 04.02 ist hier übrigens korrekt
Ja klar, sobald die Dokumente angepasst wurden, wenn nötig, kommt der Tag weg.
Ich bearbeite meine Dokumente nicht täglich, über die Woche scanne ich was ein oder leg PDFs in den Consumer Ordner. Am WE hab ich dann den Überblick was ich noch bearbeiten muss.
Ich sammle auch immer… Und wenn ich fertig bin kommt der Inbox weg.
N eigener Workflow ost wichtig… Da muss jeder selbst durch.
Hab mich auf der Papeless Dokumentation auch eingelesen deswegen und mir dann alles zurecht gebastelt.
