Paperless Sortierung wöchentlich und Projekte/Fälle und ein Feld mit Checkboxen hinzufügen

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Ein Hallo an die Community,
Hi Stefan,

kann man in Paperless auch nach Wochen, (zB KW01) sortieren?
Wie legt man am besten Projekten an?
Kann man Checkboxen für diverse Dinge, wie „erledigt“ hinzufügen?

lange Version:

Ich arbeite im Transportgewerbe.
Ich erhalte täglich Transportaufträge von verschiedenen Speditionen als PDF-Dateien sowie dazugehörige Rechnungen, Ablieferbelege, Palettenscheine und Terminbuchungen teilweise per Foto vom Fahrer.
Diese müssen immer zusammen mit dem Auftrag in einem Ordner abgelegt werden. (z.B. Ordner 240115_SpeditionA_Hamburg-Berlin) Die Dokumente sollten wöchentlich in einen separaten Ordner sortiert werden.

Bisher sortiere ich manuell in Windows-Ordnern nach folgendem Schema:
YYYY / KW / {YYMMDD} _ {Auftraggeber} _ {von} - {bis}
Die Dokumente benenne ich wie folgt:
{YYMMDD} _ {Dok_Typ}.pdf

Ich versuche nun, dies in paperless umzusetzen.
Die Korrespondenten sind Auftraggeber01, Auftraggeber02, usw.
Die Dokumententypen umfassen Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Ablieferbelege, usw.
Das Datum bezieht sich auf das Belegdatum.

Meine Idee ist eventuell für jedes Projekt ein „Tag“ zu setzen.
Also zB Tag 240115_Spedition1_hamburg_berlin

Wie würdet Ihr das machen?

Außerdem benötige ich noch ein Feld mit Dokument erledigt, also ein checkbox. Geht sowas auch?

Danke für euern input
Chris

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Hi Chris,

willkommen im Forum!

Ja, das geht ohne Probleme und genau so wie du vorschlägst, würde ich es auch umsetzen.

Checkboxen gehen auch, das sind sogenannte Benutzerdefinierte Felder. Auch dazu habe ich eine eigene Lektion in der Masterclass erstellt, schau da also gerne mal rein :slight_smile:

Edit: Ich würde die Tags für die Projekte lieber separieren.
Also beispielsweise:

  • Spedition 1
  • Hamburg-Berlin

Dann kannst du hinterher einfach den Filter setzen „Spedition 1 UND Hamburg-Berlin“, kannst dir aber auch einfach mal alle Dokumente zu „Spedition 1“ bzw. „Hamburg-Berlin“ anzeigen lassen.

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Danke für deine schnelle Antwort. Mit der Masterclass liebäugle ich schon. :wink:

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Gerne! Ich hab den Beitrag nochmal editiert bezüglich der Projekte :wink:

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Aber dann habe ich ja Spedition1 als Tag und als Korrespondent

Edit: ich hab mal versucht. Für alles Tags zu vergeben.

Also Orte einzeln, Spedition und auch den vereinbarten Preis für die Fracht. Aber das wird schnell unübersichtlich

Edit2: Problem ist auch das ich für jede Fahrt einen Ordner brauch. Die Dokumente sind leider nicht mit dem gleichen Datum versehen.

zB
Auftrag 10.01.24
Lieferschein 11.01.24
Ablieferbeleg 12.01.24
Rechnung 14.01.24

Hier hab ich auch Probleme das Datum so abzubilden das das mit dem Datum im Ordner alles in den gleichen Projektordner landet

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Gibt es z.b. nen identifyer wie z.b. Auftragsnummer oder was anderes das diese gemeinsam haben?

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Zumindest keinen aussagekräftigen der für mich informativ ist. Eine Auftragsnummer gibts natürlich bei jeder Firma.

Nochmal zum Thema wöchentlich. In der Doku finde ich da nichts

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Ich meinte damit eigentlich ein eindeutiges Merkmal womit du Scan a b c d und f miteinander verbinden kannst.
Wenn du das garnicht hast bleibt nur über sich dafür eine Lösung zu basteln.
Kleiner Tip… wenn du die Dokumente Konsumieren lässt könntest du die ja zusammengehörend nacheinander z.B. mit Trennblatt Scannen und dann gleich verarbeiten. Setzt aber auch voraus das du die Zettel in einer Ablage so aufbewahrst bis zur Verarbeitung.

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Was ich bis jetzt habe (10 Wochen) lassen sich noch mit der Hand einpflegen. Hab ja schon alles in Ordner digital.

Ich bekomme zukünftig meine Scans von verschiedenen Quellen.

  • Fahrer schickt mir ein Foto mit Ablieferbeleg.
  • über Buchhaltungsprogramm ne Rechnung
  • Auftrag per Mail vom Kunden

Aktuell sieht eine Woche Dokumente so aus. (4 Aufträge)

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Wäre es möglich dir alle Daten via Mail zuzukommen lassen und du lasst das automatisch nach einem Bestimmten Betreff oder so von Paperless sortieren und verarbeiten ?
Nur so als Idee, setzt aber auch voraus das die immer Per Mail kommen.

Habe es bei mir so eingerichtet das ich alle Rechnungen Per Mail an ne Mailadresse weiterleite derzeit um die dann in Paperless von unterwegs aus einlesen zu lassen.