Ich habe die Masterclass durch und mein paparless ngx läuft super gut und stabil.
Da ich Einzelunternehmer bin, stell ich mir die Frage, ob die reinen Digitalen Belege in paperless einer Betriebsprüfung aus o.g. Fragestellung bestand haben kann.
Hatte vor papaerless ecodms getestet. Hier kann man keine Dokumente einfach so löschen, da hier ein Auditlog mitgeschrieben wird.
Wie macht Ihr das, bzw. denkt Ihr, dass papaerless hinsichtlich DSGVO und Revisionssicherheit für Unternehmer nicht das richtige Produkt ist?
Wäre schade, denn es fängt jetzt erst an, richtig Spaß zu machen..
Mit DSGVO kenn ich mich nicht aus, aber PNGX ist nicht revisionssicher, damit nicht GoBD konform. Somit nicht geeignet für eine Betriebsprüfung. Das wäre dann das angesprochene ecoDMs
Ich kann aus fachlicher Sicht nur davor waren, PL als revisionssicheres DMS einzusetzen.
Änderungen und Löschen von Dokumenten können zwar dokumentiert werden, aber gerade beim Löschen ist wohl ein endgültiges Entfernen der Dokumente möglich, soweit ich das technisch überblicke.
Das ist ein K.O.-Kriterium.
Löschen ist zwar erlaubt, aber das Dokument muss dann trotzdem weiterhin zur Verfügung stehen.
In professionellen DMS heißt „Löschen“ eher „Ausblenden“. Dann sind sie nicht auffindbar, aber dennoch revisionssicher noch im System für die z.B. im Vorfeld definierten 10 Jahre.
Paperless-ngx an sich ist nicht revisionssicher, das stimmt. Paperless-ngx ist aber auch kein Buchhaltungstool, daher sehe ich es auch nicht als nötig an, paperless-ngx unbedingt GoBD-konform zu machen.
Was man allerdings umsetzen kann: paperless-ngx wird firmenintern als DMS genutzt (erstmal ohne rechtliche Anforderungen), weil damit sehr komfortabel gearbeitet werden kann. Zusätzlich legt man den Originals-Ordner auf ein WORM-Medium, um Löschen innerhalb bestimmter Fristen zu verhindern.
Der eigentlich GoBD-relevante Teil ist in meinen Augen allerdings ohnehin im Buchhaltungstool zu suchen. Meist Steuerberater mit DATEV. Also ist vor allem umzusetzen, dass es jeder Beleg zeitnah und zuverlässig zu DATEV “schafft” und dieser Weg im Rahmen einer Verfahrensdokumentation nachzuweisen.
Den Auditlog schreibt paperless-ngx auf Wunsch auch mit, löschen kann man dennoch.
Aber ein sehr wichtiges Thema, würde euch das als YouTube-Video mit einem Steuerberater / WP als Gast interessieren?