Vor einigen Monaten war ich begeistert über die Möglichkeit Dokumente aus Paperless per Mail zu versenden.
Die Konfiguration war nicht ganz einfach; aktuell läuft es über meinen web.de Account.
Momentan verschicke ich wieder ständig viele Mails an meinen Steuerberater (externer Zugriff für ihn habe ich noch nicht umgesetzt).
Das funktioniert, hat aber einige probleme:
Ich weiss nicht was ich schon verschickt habe. Selbst wenn ich keine Fehlermeldung bekomme kann nicht sehen welches Dokument ich verschickt habe. Im Web-GUI von web.de taucht es nicht unter den gesendeten Mails auf. Dort sind NUR die Mails als gesendet zu erkennen , die ich direkt über das WEB-GUI von web.de verschickt habe.
Ich stelle mir eigentlich so eine Lösung vor wie bei Outlook üblich.
Kann man beim Versand IMAP verwenden? Ich glaube nicht. Würde das überhaupt das Problem lösen?
Ganz grosses Manko:
Es gibt keine Mailadressen-Verwaltung. Ich habe allein 3 DATEV-Upload-Mailadressen. Das sind jeweils wahnsinnig kmplizierte Bandwurmadressen.
Ich bekomme allerdings genau diese Bandwurmadressen zur Auswahl angezeigt. In Google soll man die Adressen verwalten, ich sehe aber leider nicht die Klartextadresse.
Hi @drnicolas,
wenn ich mir deine Anfrage so durchlese scheint es so, als ob das ein bzw. mehrere Business-Anwendungsfälle sind, oder?
Ich glaube, das man das sehr schwer in Paperless umsetzen kann und du immer wieder versch. Fehler bekommst (Zumindest hätte ich keine saubere Lösung).
Was hältst du von dieser Idee:
auf dem Server, auf dem Paperless läuft installierst du noch n8n und eine Datenbank deiner Wahl
eigener Workflow, den du mit Paperless verknüpfst
Hier könntest du dann z. B. automatisch Mails verschicken lassen und in dieser Datenbank speichern, wann und an wen du etwas geschickt hast. Falls nötig kannst du sogar die Mail speichern. So könntest du via SQL oder einem selbst gebauten Dashboard alles nachvollziehen und diese Funktion ggfs. noch erweitern.
Ich schätze, das die Implementierung zwar aufwendig wird, du hättest damit jedoch eine Lösung die genau das abdeckt, das du brauchst.
Meine Meinung: Lieber einmal Zeit investiert und eine sauber Lösung geschaffen, als versuchen mit einer (Open-Source)Software etwas zu bauen, wofür die Software gar nicht gedacht ist.
schau mal in die Ordnerverwaltung, ich vermute Du hast einen weiteren Ordner, wo die gesendete Mail abgelegt wurde. Womöglich hast Du diesen Ordner nicht in der Standardansicht und findest daher die Mails im Gesendet nicht.
Meinst Du die Formularfunktion von Google? Also quasi Deinem genutzten Internetbrowser Chrome?
Die Mails werden nie im gesendeten Ordner abgelegt.
Grund ist das dies immer der Mailclient macht. IMAP ist ein reines Protokoll für das abrufen von abgelegten Mails. SMTP ist ein reines Protokoll zum versenden von Mails.
Paperless verwendet den SMTP von web.de. Du kannst auch an andere SMTP Server senden sofern Du die Berechtigung hast.
Du könntest aber die Dokumente zusätzlich auch an Deine web.de Adresse schicken und dann über einen Filter in z.B. gesendet an Steuerberater ablegen. Oder es über einen Tag “gesendet” oder so abbilden.
Das “gesendt” feature scheint tatsächlich ein reines Client-Feature zu sein. Nach meinen Recherchen hat weder SMTP noch IMAP sowas.
Insofern würde vielleicht eine Schnittstelle zu Outlook etwas bringen; Mit SMTP/IAP ist das nicht lösbar.
Dennoch bleibt der Wunsch irgendwie ein Monitoring der verschickten Mails zu haben.
Und ja: Ich habe hier verschiedene Business cases. Aktuell betreibe ich 3 Instanzen von Paperless:
BEfund-Paperless für die Praxis. Entsntanden aus dem Wunsch Funktionen zu bekommen, die die “professionelle” Dokumentenverwaltung meiner PVS nicht beitet; gepaart mit der völligen Ignoranz des Herstellers auf meine Vorschläge zur Weiterentwicklung einzugehen.
Rechnungs-Paperless. Der Steuerberater will alles in DATEV Unternehmen online haben; Bei mir müssen oft Ausgaben/Rechnungen aufgeschlüsselt und an Patienten weitergegeben werden (Sachkosten). Außerdem traue ich dem DATEV nicht so
Privates Paperless.
Das zieht ganz unterschiedliche Bedürfnisse nach sich. Am weitesten automatisiert ist das Befund-paperless.
n8n habe ich schonmal gelsen aber keinerlei Erfahrungen was man damit machen kann.
Wenn Du Business cases hast dann sollte Deine Business IT doch helfen können. Das betreiben eines eigenen Mailservers zu Beispiel. Dort kann man dann als SMTP Regel hinterlegen das alle Mails einer bestimmten Adresse weiter geleitet werden an den eigentlichen Relay SMTP und das eine Kopie an das lokale IMAP System geschoben wird. Man kann auch den SMTP Verkehr loggen lassen und ein Regel im Log bauen das Mails eines bestimmten Absenders separat geloggt werden und im Grafana Dashboard angezeigt werden.
Es gibt so vieles was man im Business Bereich machen kann.