ich bin ecoDMS verwöhnt/geschädigt (kommt drauf an), weshalb ich mich nach der „paperless“-Alternative umsehe und meine Erfahrung mache.
Eine tolle Funktion bei ecoDMS war die dokumentenabhängige Aufbewahrungszeit. Spricht Dokumententyp: Rechnungen = 10 Jahre (gemäß AO, HGB); SGB relevante Sachen z.B. 30 Jahre etc.; Nach Ablauf der Zeitspanne erhielt man die Aufforderung die Dokumente zu Sichten und ggf. zu vernichten oder direkt automatisch löschen zu lassen.
Ist euch eine derartige Funktion bei paperless bekannt? Bzw. wie bereinigt Ihr euren Datenmüll? (Nie lasse ich im privaten Einsatz gelten, jedoch bei Selbstständigen und Firmen nicht → da wird euch der Datenschutz den Marsch blasen!)
Beste Grüße und danke für eure Unterstützung im Voraus (!)
Schade, dass es hierzu noch keine Antworten gibt, genau das würde mich nämlich auch gerade interessieren (wie werde ich uralte Dokumente wieder los). Auch ich habe den Einstieg in Sachen DMS mit ecoDMS begonnen und kenne diese Funktion deshalb von dort auch. In Paperless-ngx konnte ich eine derartige Funktion aber bisher auch nicht finden.
Mir schwebt als Lösung etwa folgendes vor: ich erstelle mir einen Tag, der sich z.B. „löschen“ nennt. Dieser Tag müsste dann automatisch allen Dokumenten hinzugefügt werden die z.B. älter als 2 Jahre sind (z.B. für Rechnungen, wegen der Garantie). Auf der Startseite erstelle ich mir eine Ansicht „Zu löschende Dokumente“, die dann alle Dokumente anzeigt, die den Tag „löschen“ besitzen. Dann könnte man schnell sehen welche Dukumente mal gelöscht werden könnten und diese dann manuell löschen. Man müsste dann aber nicht immer wieder wirklich alle Dokumente von Zeit zu Zeit durchsehen.
Meint ihr, dass sich da etwas mit der Funktion „Arbeitsabläufe“ basteln lässt? Beziehungsweise wie macht ihr das mit dem Löschen älterer Dokumente? Wie machst du das @Stefan ?
vielen Dank für Deine Rückmeldung.
Im Grunde geht es doch bei pl-ngx darum eine DMS zu erstellen, bei dem man seine Dokumente aufbewahren kann. Wenn man dann zusätzlich noch ein Tool/Software nutzt um die Rechnungen - wie in deinem Fall- aufzubewahren, dann ist doch der Sinn von pl-ngx komplett am Ziel vorbei. Zumal gemäß der Aufbewahrung von AO und HGB relevanten Dokumenten in zwei System nicht zulässig ist, weil somit das „Original“ nicht mehr klar erkennbar ist. Auch das Thema Schattenakte sollte man nicht ignorieren als Gewerbetreibender.
Unabhägig vom gewerblichen Aspekt ist es auch im Privaten relevant, mal Akten/Dokumente zu löschen, um nicht unnötig Speicherkapazitäten zu binden.
Wäre tatsächlich ne coole Sache, wenn man Dokumententypen Aufbewahrungsfristen hinterlegen könnte. Nach z.B. 3 Jahren, im private Sektor, die Dokumente zu filtern und dann nochmal durchzusehen ob man jetzt das Dokument vernichten kann, ist doch etwas mühselig.
Vielleicht kommt das ja noch irgendwann, und die Entwickler versuchen nicht das Rad neu zu erfinden und bedienen sich an praktischen/hilfreichen Features der Konkurrenz.