Hallo zusammen,
Elo Digital stellt 2025 sämtlichen Support für EloOffice 11 (lokale Version) ein und bietet dafür eine neu zu erwerbende Lizenz für ein Elo Digital- Cloud Archiv an. Hat jemand Erfahrung mit einer - möglichst strukturierten - Übernahme der EloOffice 11 - Archivdaten in Paperless NGX?
Danke schon einmal
Ja ein Thema was auch mich beschäftigt. Nun Paperless-ngx kann nicht alle Dateiformate übernehmen.
Zum einen habe ich ersteinmal über den MobilConnector alle Ordner in windows kopiert. Nun überlege ich die Dateien neu ins Paperless-ngx zu bringen oder Elooffice mit 2024 abzuschließen und 2025 mit Paperless-ngx anzufangen. Elo Office wird erst zum 31.12.2026 eingestellt. Also noch einwenig Zeit um zu sehen wie es mit Paperless-ngx weitergeht. Bei mir stellen sich noch die Fragen
was mache ich mit den Dateien die Paperless-ngx nicht verarbeiten kann, wie bekomme ich die abgelegten Emails (msg) ins Paperless-ngx. Lohnt sich der doch sehr hohe Auswand ?
Außerdem muss ich erstmal mehr Informationen über die neue EloOffice Cloud Version haben um zu sehen ob es sinn macht oder nicht.
Etwas spät hier, aber ich stand vor Kurzem vor dem gleichen Problem. Bin dann zu bitfarm gewechselt, weil die ein kostenloses Tool für die Übernahme der Daten aus Elo anbieten. Der Funktionsumfang von bitfarm war gegenüber Elo sogar teilweise besser (E-Rechnung, usw…)
Leider kann man aktuell keine EloOffice (lokal)-Lizenz mehr kaufen, sonst hätte ich das gemacht, um den Umstieg zu testen.
Hat jemand zufällig eine übrig, die er uns zum Testen überlassen würde? Falls es nicht zu aufwendig ist, überlege ich, ein Tool zu schreiben, das zumindest einen Basis-Import zu paperless-ngx zulässt.
@Stefan
Ich hätte eine Lizenz übrig. Habe gerade die Alternative (cloud-Version) von Elooffice gelesen.
Hatte noch meine Bedenken meine Daten in eine Cloud zu übertragen. Das hat sich nun erledigt denn
beim Preis bin ich raus.
Stefan ich weiß nicht ob sich der Aufwand lohnt. Ich bin zum Beispiel ein Elooffice Benutzer der ersten Stunde. Habe zum Teil 15 Datei-Formate im Elo abgelegt. Wie geht man mit diesen Formaten in Paperless-ngx um. Habe auch Dateien die Verschlüsselt von Elooffice wurden.
Habe also nicht wirklich einen Plan was ich überhaupt mache und in welcher Richtung es gehen wird.
Als langjähriger ELO BP kann ich hier folgende Info geben.
Im Grunde gibt es ELOoffice 11 immer noch als Download (Support - ELOoffice Blog). Hier hat man aber die 500 Dokumente Limitierung. Unter Windows 11 gibt es dann ein paar schöne Fehlermeldungen beim Installieren und Aufrufen des Programms, es läuft aber. Verschlüsselte Dokumente kann man mittels Export exportieren. Wenn man die Dokumente Low-Level über die Datenbank holen möchte, kann man sich ein ggf. dyn. Register bauen und die verschlüsselten Dokumente in einen neuen Ordner verschieben per Automationsschnittstelle und dann exportieren. Oder ggf. mehrere Exporte über die Schnittstelle antriggern.
Für Paperless NGX muss man hier ggf. einen generischen Consumer einbinden, um alle Filetypen abzubilden.
Dokumente müsste man dann per Paperless NGX API hochladen.
Programmierkenntnisse sind hier für eine Migration erforderlich. Technisch gesehen ist es allerdings nicht sonderlich schwierig.
Edit: MSG-Dateien lassen sich ggf. vorab auch nach EML konvertieren.
Hallo, hat sich hier an dem Thema Migration ELOoffice noch mal etwas getan?
Stehe vor der Entscheidung von ELO auf Paperless zu wechseln. Habe ca. 30.000 Dokumente, da braucht es eine Script-gesteuerte Lösung und erstmal die “Befreiung” der Dateien und ihrer Schlagwörter aus dem ELO Kontext.
Bin erfahren in Python, SQL und was man sonst noch so braucht… Aber vielleicht hat sich jemand ja schon einmal die Arbeit gemacht.
VG
Wolfgang
Hallo, ich habe mich am Wochenende hingesetzt und ein SQL sowie Python Script geschrieben. Jetzt kann man seine Dateien und Schlagwörter wieder aus ELOoffice zurückgewinnen.
Im Ergebnis hat man im Windows Dateisystem dieselbe Ordner Struktur wie im ELO. Die PDF, TIF, DOC, MSG, … Dateien liegen wieder mit ihrem Namen bzw. der Kurzbezeichnung im Dateisystem vor. Daneben gibt es eine strukturierte XML pro Datei welches die Schlagwörter und Zusatzinfos aus ELO beinhaltet. Damit sollte man arbeiten und in jedes DMS überführen können. wichtig ist erst mal seine Originaldaten und Verschlagwortung mit dem Datum wieder im Zugriff zu haben. ich habe nahezu 30.000 Dokumente, da steckt jahrzehntelang Arbeit drin die wollte ich nicht verlieren.
was ich noch nicht habe, sind die Haft- und Randnotizen sowie die Verlinkung zwischen den Dokumenten und die Referenzen und deren Anhänge. Aber das wird nach einem weiteren Wochenende wohl auch gelöst sein. Problem ist das Re-Engineering der Datenbank ohne Unterlagen.
wenn jemand Interesse hat oder mich unterstützen möchte - gerne melden.
Viele Grüße
Wolfgang
Hallo Wolfgang,
schön zu hören, dass du schon so weit gekommen bist.
Bei 30.000 Dokumenten muss ich aber aus meiner Erfahrung mit Firmenkunden etwas bremsen:
Ab ca. 20.000 Dokumenten wird die Suche in paperless (und alles, was dazugehört) sehr langsam. Das liegt leider daran, dass mehrere Datenbanken als „Backend“ unterstützt werden und über das Django ORM sehr komplexe Abfragen getätigt werden, die mit steigender Zahl der Dokumente quasi exponentiell komplexer werden.
Das Thema ist den Entwicklern bekannt, aber aktuell anscheinend nicht Prio 1, da das für die meisten Instanzen einfach nicht zutrifft.
Wenn man sich jedoch auf ein einziges Datenbanksystem festlegt, wäre es möglich, das Problem zu patchen.
Melde dich gerne bei uns, wenn du / ihr damit Unterstützung benötigt. Ich wollte nur frühzeitig warnen, bevor du Wochen an Arbeit in die Migration zu paperless-ngx steckst und am Ende enttäuscht bist.
VG
Stefan
Hallo Stefan, Danke für den Hinweis und die Warnung.
Das ist mein privates Archiv und da sind bisher nur die letzten 10 Jahre drin. Seitdem ich mit der Digitalisierung angefangen habe und diese auch konsequent durchziehe wächst es pro Jahr um rund 3.000 - 3.500 Dokumente - Tendenz steigend. Wenn paperless-ngx da schon “schwächelt” ist es wohl für meinen Einsatzzweck nicht geeignet. So ein Archiv muss jahrezehntelang Bestand haben.
Der erste Eindruck von paperless war ganz positiv. Vielleicht finde ich über die Ostertage Zeit meine 30.000 PDFs der Engine für einen ersten Test zu geben. Dann sehe ich ja wie die Antowotzzeiten sind.
VG
Wolfgang
Gerne!
Schwächeln würde ich es nicht nennen, ist kein Problem von paperless an sich, sondern von der Unterstützung von vielen DB-Backends. Lässt sich wie gesagt beheben, dafür muss man aber vermutlich Unterstützung bekommen.
Und ja, teste es gerne und berichte. Wir haben eine Testinstanz mit über 20.000 Dokumenten versorgt und konnten mit Datenbank-Optimierungen dennoch recht gute Ergebnisse erzielen. Den Patch selbst haben wir noch gar nicht gebaut, weil bisher die Nachfrage danach nicht vorhanden war.
Moin Wolfgang 
Wäre es möglich, ein kleines (aktives, aktuelles) Archiv neben einem zweiten (“Für Altlasten”) zu führen? Viele Dokumente schaue ich kaum noch an (z. B. alte Lohnabrechnungen).
Ich verfolge diese Diskussion mit Spannung, da ich gerade dabei bin, mein Archiv / meine Archive aufzubauen.
VG
Stefan (a.k.a. Yamaneko)
Hallo, meinst Du ELOoffice oder Paperless-ngx?
Mehrere Archive kann eigentlich jedes gescheite DMS verwalten.
Die Architektur von paperless finde ich an und für sich ganz gut. Mich schreckt nur eher das Theater rund um Container und Datenbank Upgrade ab, wenn ich die Einträge hier im Forum so verfolge.
So ein Archiv muss jahrezehntelang verfügbar sein. Bei ELO habe ich mich 15 jahre lang um die Internas ncht kümmern müssen. Lief einfach auch über mehrere Migrationen und PCs von Windows 7 über Windows 10 und jetzt Windows 11.
Bin fast soweit mein eigenes Projekt zu starten, weil ich die Dokumente und Metadaten unter Kontrolle haben möchte. Alle mir bekannten DMS haben gravierende Nachteile oder hohe Kosten diesbezüglich. (ELOSmall Business, ecoDMS, M-Files, DocuWare, Bitfarm-GPL, OfficeManger, PaperOffice, …)
vg Wolfgang
Moin
Ja, ich meine mehrere Instanzen von Paperless NGx parallel…
VG
Yamaneko