Hallo an alle.
Ich verwalte aktuell die Freistellungsanträge meiner Kollegen in einer Workflow-Kombination aus docuseal (Signierprozess) und Archivierung des genehmigten Antrags in PNGX. Das läuft soweit sehr gut.
Nun möchte ich auch die Datenlöschung nach der Haltezeit automatisieren (bzw. testweise einen „Löschmich-Tag“ vergeben).
Folgender Ablauf:
Der genehmigte Antrag kommt per Docuseal als Mail in PNGX an.
Das Sekretariat taggt mit „Freistellungsantrag“ - der Rest passiert im Workflow:
Das funktioniert wunderbar.
Nun möchte ich noch folgenden Ablauf ergänzen.
Diese Anträge können nach zwei Jahren gelöscht werden. Ich habe schon gesehen, dass ich über den Ablauf „geplant“ hier einen verzögerten Auslöser starten kann.
Wäre der Aufbau folgendermaßen denkbar (insbesondere mit der Sortierreihenfolge tue ich mich schwer)
1.Workflow: unter Reihenfolge 1: Der oben gezeigte Screenshot
2. Workflow anlegen: Wenn Tag „Freistellungsantrag“ den „geplant“ Ablauf starten (Sortierreihenfolge 2??) und dann die entsprechende Zahl an Tagen eingeben. Testweise mal statt löschen einen „löschmich“ Tag vergeben.
Allerdings habe ich mehrere Arten von Freistellungsanträgen - die ich alle unter diesem Tag archiviere. Ich habe noch ein benutzerdefiniertes Feld, in dem ich nun differenziere zwischen kürzeren Anträgen (Antrag_kurz) und z.B. größeren Anträgen (z.B. Klassenfahrt) - und die größeren Anträge haben eine andere Aufbewahrungsfrist. Ich befürchte, dass ich benutzerdefinierte Felder nicht als Auslöser in einem Ablauf auswählen kann - korrekt?