Hallo werte Community.
Habe mich gestern und heute mehrere Stunden sehr interessiert mit den Möglichkeiten von paperless-ngx beschäftigt und viele Möglichkeiten gesehen. Was mir dabei noch nicht klar geworden ist: ob das nachfolgend beschriebene Konstrukt (so oder so ähnlich) mit den Workflows des paperless-ngx aufbaubar wäre.
Im Umfeld mehrerer Unternehmen einer Unternehmensgruppe soll (für jedes Unternehmen separat) der Workflow der Prüfungs-Prozesse von Eingangsrechnungen mit anschließendem Dokumenten-Archiv aufgebaut werden. Der Rechnungs-Eingang folgt einem Workflow mit den Schritten
- Rechnungsimport via SMB / E-Mail / Upload von PDF-Dokumenten (check)
- falls nötig Dokumenten-Indexierung, d.h. das Anreichern mit Meta-Daten (check)
- Prüfung durch einen Sachbearbeiter
- Freizeichnung durch einen der Geschäftsführer
- Verbuchung durch die Finanzbuchhaltung
- Zahlung der Rechnung durch die Finanzbuchhaltung
- Archivierung des Dokuments (check)
Alle mit „check“ versehenen Punkte sind mir klar, diese dienen nur dem Verständnis des geneigten Lesers. Speziell bei den Punkten 3 bis 6 geht es darum, dass jedes Dokument in dem Prozess nacheinander von verschiedenen Personen bearbeitet wird, die je nach Rechnungssteller (es sei mal dahin gestellt, ob das dann eine Lösung über Korrespondenten oder Tags sein wird) variieren können.
Beispiel Fall 1: bestellt die Logistik eine Spedition, muss der Logistiker später die Rechnung zur Prüfung als Sachbearbeiter bekommen. Danach muss Geschäftsführer A die Rechnung freizeichnen und danach bekommen die beiden Finanzbuchhalterinnen nacheinander ihre beiden Arbeitsgänge angezeigt.
Beispiel Fall 2: Zieht der IT-Mann los und bestellt Hardware (also einem anderen Rechnungssteller als der zuvor genannten Spedition), muss der EDV-Mann die Rechnung als Sachbearbeiter zur Bearbeitung zugeordnet bekommen und danach der thematisch zuständige Geschäftsführer B die Rechnung zum Freizeichnen vorgelegt bekommen. Nach Erledigung dieses Arbeitsganges sehen wieder die beiden Mädels aus der FiBu die Rechnung, um ihre Arbeitsgänge bearbeiten zu können.
Frage A: Konkret würde mich interessieren, ob man die Rechnungen mit den Bordmitteln von paperless-ngx überhaupt mehreren Usern nacheinander zuordnen kann, d.h. die Rechnungen sich so ihren Weg durch das Unternehmen bahnen können?
Frage B: Die Beispiele 1 und 2 zeigen, dass die Vorgänge im Unternehmen meist recht User-bezogen sind. Damit stellt sich nach dem „geht das überhaupt?“ aus Frage A als nächstes die Frage B zum WIE das funktioniert? Muss / kann / darf / soll dann jeder User nach Erledigung seiner Aufgabe definieren, wer der nächste Bearbeiter in der Kette sein wird? Oder kann man paperless-ngx ggf. sogar irgendwie beibringen, WER die jeweiligen Bearbeiter für die Rechnung (z.B. abhängig von der Kreditorennummer des Rechnungsstellers) sind?
Diese - nennen wir es -„Multi-User-Workflows“ sind ein K.O.-Kriterium für die Unternehmensgruppe.
Für die Gedanken, die Ihr Euch macht bedanke ich mich herzlich im Voraus!