Schönen Guten Tag!
Ich versuche mich gerade daran, neue Dokumente via E-Mail an ein Sammelpostfach des Steuerbüros zu versenden. (Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnunge, Gutschriften usw…)
Jedes Dokument einzeln über die “Senden” Funktion zu übermitteln ist natürlich nicht zielführend.
Ich suche einen Weg das ganze in etwa wie folgt abzubilden:
- Alle Dokumente, die einem bestimmten Dokumententyp (Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung usw.) EINMALIG mit einem bestimmten Tag (bei mir “Gewerbe”) sollen nach einer Karenzzeit (Beispielsweise 60 Minuten) an eine bestimmte Mailadresse gehen
- Bedingung: Tag “Neu” ist nicht vergeben
Mein Workflow im Allgemeinen sieht so aus, dass neue Dokumente den Tag “Neu” bekommen. Wenn der Tag “Neu” entfernt wurde, das Dokument also quasi “fertig” ist, sollte es dann nach 60 Minuten versendet werden.
Die 60 Minuten Versatz deswegen, dass ich noch die Möglichkeit habe zu korrigieren, wenn ich nach dem entfernen des “Neu” Tags doch noch einen Fehler z.B. beim Korrespondenten korrigieren kann.
Ich bin im Bereich “Arbeitsabläufe” gelandet und sehe hier auch die Option für “Dokument aktualisiert”, allerdings löst dies halt sofort aus.
Die Option “Geplant” kann offenbar mit z.B. einem Tag Verzögerung laufen, ich verstehe dies aber so, dass diese Funktion dann, gekoppelt mit der Einstellung “Geändert am”, Dokumente immer und immer wieder verschicken wird, wenn ich später z.B. auch mal meine Tags und Klassifizierungen ändere.
Ich bin daher auf der Suche nach der besten und vor allem zukunftssichersten Abbildung.
Aktuell fällt mir nur folgendes Ein:
- Arbeitsablauf mit Auslösertyp “geplant”, Verzögerung 1 Tag
- Wiederkehrend 1x pro Tag
- Erweiterte Filter:
- Hat keinen dieser Tags: “NEU”
- Hat keinen dieser Tags: “an Steuerbüro versendet”
- Hat alle dieser Tags: “Gewerbe”
- Aktionen:
- E-Mail Versand an “steuerbüro@steuerbüro.de”
- Zuordnung
- Zuordnung von Tag “an Steuerbüro versendet”
Probleme die ich damit noch sehe:
- Verzögerung von einem Tag - irgendwie wäre ein manuelles Triggern am besten. Jedes Mal wenn ich Dokumente bearbeitet habe am ende Knopf drücken oder so
- Ich müsste Altbestands-Dokumente mit “an Steuerbüro versendet” taggen, obwohl dies inhaltlich nicht korrekt ist
- Versand soll ja erst für neue Dokumente erfolgen, nicht für Altbestand
- Der Auslösertyp “geplant” kennt offenbar keinen Filter für “Dokumentendatum neuer als Datum”
Ebenso stellt sich mir die Frage ob ein Tag oder ein Benutzerdefiniertes Feld sinnvoller ist für die Markierung mit “an Steuerbüro versendet”.
Habt ihr da ein wenig gedanklichen Input für mich ? 
Besten Dank & Grüße