ERP-Systeme in Unternehmen: Ein riesen Problem? Open-Source-Lösung gemeinsam finanzieren?

ERPNext
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Hallo zusammen,

ich bekomme gerade durch das Coaching für Unternehmer einen interessanten Einblick in andere Unternehmen und damit natürlich auch die Probleme, die die jeweiligen Unternehmer haben.

Eines davon ist das ERP-System, das ja eigentlich bei jedem mittelständischen Unternehmen in irgendeiner Form dazugehört. Was ich bisher gesehen habe, ist folgendes:

  • Gar kein ERP-System
  • Excel, Mail und viel manueller Aufwand
  • Insellösungen (z.B. Mitnutzung der ERP-Funktionen von lexware Office / Shopify, etc)
  • extrem teure Cloud-Lösung (mehrere 10k Euro im Jahr)

Sehe nur ich das so oder herrscht hier noch ein großer Bedarf? Ich überlege, dieses Thema entweder bei YouTube oder auch hier mit aufzunehmen, denn es gibt durchaus auch andere Lösungen, die vermutlich nur nicht so bekannt sind.

Lasst es mich hier gerne mal wissen, was ihr darüber denkt und ob ihr das Problem auch habt.

Spoiler: Ich nutze mittlerweile ERPNext, ein Open Source ERP-System, das extrem anpassbar ist. Es ist aber alles andere als leicht zu konfigurieren, aber wenn man es einmal hinter sich hat, kann man unglaublich großen Nutzen draus ziehen.

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Hallo Stefan,
du siehst es völlig richtig. Entweder haben die Unternehmen ein ERP System und sind nur bedingt glücklich und riskieren auch keinen Umstieg bzw. lassen es, weils sie die EInführung und deren Kosten oftmals scheuen. Ansonsten im OpenSource Bereich gibt es gute Alternativen zu den großen üblichen Playern. Ich fand Odoo nicht schlecht.
Also klares Interesse …

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Interesse immer. Bei uns war es ELO Office, das ja abgekündigt wurde. Nutzen es derzeit immer noch, aber Paperless NGX ist für ein revisionssicheres Archiv mit vielen zusätzlichen Funktionen (noch) keine Alternative.

ELO Office bekommt ja einen Nachfolger - und zwar ein abgespecktes ELO Professional in der „Small Business Edition“, oder wie das mal heißen mag.

Wird wohl auch eine teure Abo-Cloud - und ich bin gespannt wie viel es am Ende dann kosten wird.

Ich dachte eigentlich, dass Paperless NGX hier gut mitreden kann, leider ist Paperless halt nicht 100% GOBD konform…

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Freut mich, dass nicht nur ich das so sehe.

Genau, im Open Source-Bereich gibt es im Grunde vor allem Odoo und ERPNExt.

Odoo hat in meinen Augen den Vorteil, dass vieles schon out of the Box funktioniert, dafür sind aber sehr schnell wieder Lizenzgebühren für Zusatzmodule fällig.

ERPNext ist völlig kostenlos, extrem mächtig und kann beliebig ans Unternehmen angepasst werden, wird aber bei der Einrichtung und Konfiguration Geld kosten, weil die meisten das (ohne Programmierkenntnisse) nicht hinbekommen werden.

Ich habe mich selbst für ERPNext entschieden und habe mir zum Ziel gesetzt, eine funktionierende Minimal-Konfiguration für ein deutsches „Standardunternehmen“ zu bauen, das einmalig ans eigene Unternehmen angepasst werden muss (außer man hat keinen Shop oder ähnliche Anbindungen).

Vielleicht können wir hier ja mal grob sammeln, was ihr für absolute Minimalanforderungen haltet.

Ich fange mal an.

Minimalanforderungen ERP-System

  • Buchhaltung
    • Ausgangsrechnungen schreiben und buchen
    • Eingangsrechnungen buchen
  • Bank
    • Bankkonten manuell über CSV-Exporte anbinden (auch wenn es nicht so praktisch ist wie eine Schnittstelle, ist es imho für eine kostenlose Minimalkonfiguration vertretbar)
    • Kontenabgleich (offene Posten, etc)
  • Steuern, Steuerberater
    • Umsatzsteuervoranmeldung (zumindest CSV-Export, kann in ELSTER sehr einfach abgegeben werden)
    • DATEV-Export (nur Buchungsdatensätze, keine Belege) als XML (kann vom Steuerberater leicht eingelesen werden)
  • CRM
    • Kundenverwaltung (Kontakte, Adressen, Zuordnung von Käufen, etc.)
  • Kommunikation
    • extern: Supportsystem o.Ä. (transparent, sodass auch andere berechtigte Kollegen Zugriff haben)
    • intern: Nachrichten (ggf. auch transparent)
  • Projektmanagement
    • Projekte, Kosten, Budgets, etc.
    • Aufgaben / ToDos, auch Projekten und anderen Objekten zuzuordnen

Global: Möglichst generischer Ansatz: Alles ist ein Objekt und alles kann mit allem verknüpft werden

In diesem Minimalsystem sind zwar ein paar manuelle Schritte nötig (Bank-Import via CSV, DATEV-Export via XML, Umsatzsteuervoranmeldung via CSV), aber da diese nicht unbedingt täglich erforderlich sind, finde ich es einen guten Kompromiss für ein kostenloses Basis-System.

Was meint ihr?

Paperless-ngx als ERP-System?

Naja, ich würde behaupten, dass GoBD-Konformität kein Zertifikat ist, sondern die Einhaltung der Richtlinien, für die jeder Unternehmer (auch bei Nutzung einer Cloud-Lösung) verpflichtet ist. Man kann die Cloud-Lösungen auch so nutzen, dass man gegen die GoBD verstößt, deswegen finde ich die Labels „GoBD-konformes Tool“ etwas schwierig.

Was bei paperless-ngx in meinen Augen fehlt, ist der Teil der Rechnungsstellung (von E-Rechnung ganz zu schweigen) und der ganze Rest eines ERP-Systems (Kunden, Lager, Aufträge, Aufgaben, Projekte, Budgets,…)

Wie könnte eine Lösung aussehen?

Was mir gerade vorschwebt: ERPNext als ERP-System, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen landen dennoch in paperless-ngx, einfach weil es eine sehr komfortable Verwaltung und Suche ermöglicht. Wie z.B.?

  • nachdem die Ausgangsrechnung generiert wurde, wird sie automatisch zu paperless-ngx übertragen und entsprechend mit Tags, etc. versehen.
  • nachdem die Eingangsrechnung von paperless-ngx erfasst wurde, wird sie automatisch ans ERP-System übertragen und kann verbucht werden

Ich freue mich auf eure Meinungen, das Thema hat auf jeden Fall Potential.

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Hallo Stefan,
finde das Thema sehr interessant und kann dir nur zustimmen, ein Wechsel von einem bestehenden System ist mehr als schwierig.

Spreche aus eigener Erfahrung. Ich habe mich seit ca. 2 Jahren damit beschäftigt.
Wir nutzen Lexware business pro (nicht die Cloud Variante Lex-Office). Wir sind nicht total unzufrieden, aber auch auch nicht super glücklich. Lexware nutzen wir seit 2007.
Die neue Lösung sollte auf jeden Fall browserbasiert sein.

Hab mir dann Oodoo, ERPNext, Dolibarr und Tryton angeschaut.
Oddo und ERPNext waren sehr schnell raus, weil es ist zwar Opensource ist, aber das heißt ja nicht automatisch kostenlos. So zumindest meine Recherchen.

Dann hab ich mich auf Dolibarr eingeschossen, war eigentlich begeistert und die Migration stand fest.
Aber desto mehr ich mich mit dem Thema beschäftigt habe, desto mehr kamen die zweifel.
Besonders was die Buchhaltung an ging, hier ist der Lexware Buchhalter der Dolibarr Buchhaltung im Welten voraus.
Und ein weitere Punkt ist der Support. Es gibt zwar Dolibarr Partner in Deutschland, aber die meisten setzen auf eine Cloud Lösung auf deren Servern, weil sie es dann besser supporten können.
Wir möchten es aber bei uns im Keller als VM betreiben.
War mir dann alles zu unsicher, die Buchhaltung muss stimmen, das ist wichtiger als alles Andere.

Bin sehr gespannt auf das Thema hier und deine Erfahrungen, werd es verfolgen.

Viele Grüße
Arthur

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Das waren bei meiner Recherche auch die üblichen Verdächtigen. ERPNext war mir da am sympathischsten, weil es im Grunde nur ein Werkzeug ist, das auf einem Werkzeugkasten aufbaut (dem Frappe Framework), das es ermöglicht, sehr einfach neue Apps usw. zu entwickeln. Außerdem nutzt es unter der Haube Python, was den Kreis an möglichen Entwicklern sehr groß hält.

Dolibarr sah auch ganz ok aus, aber war, soweit ich mich erinnere, PHP, das meide ich, wenn es nur geht. Bei Tryton habe ich bei einer ersten Recherche keine „echten“ Stimmen gefunden, die sagen, dass sie als Firma in Deutschland damit produktiv im Einsatz sind. Bei ERPNext habe ich das schon gesehen, auch schon vor einigen Jahren.

Odoo wird kostenpflichtig, wenn man mehr Module benötigt, aber ERPNext nicht. Hier ist „nur“ die Anpassung an das eigene Unternehmen zu bezahlen, weswegen es für mein Vorhaben so gut passen würde: Über die Community hier lässt sich sicherlich eine Anpassung an ein „Standard-Unternehmen“ finanzieren, die wir dann als Blueprint verteilen könnten.

Bei Interesse gerne melden!

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Hi,

Ich frag mal ganz neugierig wie viele von den MasterClass Usern Paperless Privat und/oder Geschäflich einsetzten?

Daraus könnte man erkennen ob sich der Aufwand lohnt.

VG

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Ich würde es davon gar nicht mal abhängig machen. Es kommt auch auf die Unternehmensgröße an. Für die meisten Solo-Selbstständigen wird sich das nicht unbedingt rentieren, aber gerade Mittelständler haben oft gewaltige Probleme mit ihrem ERP-System, wenn sie überhaupt eins haben.

Für mich persönlich hat ein Open Source ERP-System einen unschlagbaren Vorteil: Es gehört dem Unternehmen. Kein Cloud-Anbieter kann dir garantieren, dass es ihn morgen noch gibt und dann stirbt ggf. auch die Software-as-a-Service, die du gebucht hast.

Ich überlege mal laut, wie ein Modell funktionieren könnte, von dem wir alle etwas haben:

  • Initialfinanzierung durch 5 - 10 interessierte Unternehmen (Finanzbedarf noch nicht geklärt, aber vermutlich irgendwo zwischen 10 und 50 k Euro), um Entwicklung der Anpassungen zu bezahlen.
  • Umfangreicher Kurs zu ERPNext für ein typisches deutsches Unternehmen, Einnahmen daraus zu gewissem Anteil dauerhaft in Pflege und Weiterentwicklung der o.g. Anpassungen investieren (für initial-Finanzierer wäre der Kurs natürlich kostenlos)

An alle interessierten Unternehmer: Meldet euch gerne bei mir (support@digitalisierung-mit-kopf.de), wir können uns auch gerne vorerst unverbindlich unregelmäßig zu einem Call treffen und über die Anforderungen etc. sprechen.

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Oh Stefan,

da sprichst du etwas an^^ Was soll ich dazu noch sagen, außer: ja, und ja. Der Mittelstand ist ein Zustand, was das Betrifft. …Es gibt vielschichtige Gründe, warum die Digitalisierung in diesem Land ein katastrophaler Zustand ist. Du willst gar nicht wissen, was meinen Berateralltag alles kreuzt. Die Kopfschmerzen reichen von hier bis nach Jakarta.
Ich pflichte dir bei, dass Open-Source Lösungen für viele Fälle definitiv ein gewaltiger Sprung nach vorn sind. Baue das ruhig ein. Auch mit allen Limitierungen und Schwierigkeiten unterwegs. Ein Schritt nach vorn ist ein Schritt nach vorn und damit positiv zu bewerten - entgegen jeder Deutschen Angst und Bedenkenträgerei. Es ist immer eine Einzelfallentscheidung - und doch lassen sich ein paar Generika ableiten und im Berateralltag gut integrieren. Allenthalben: Nicht immer bin ich Freund von geschlossenen Systemen - ob FOSS oder Proprietär. Gerade im ERP Bereich…
Du hast den Kern der Anforderung aus meiner Sicht treffend prägnant in einen Satz gefasst:

„Global: Möglichst generischer Ansatz: Alles ist ein Objekt und alles kann mit allem verknüpft werden“.

→ EXAKT Darauf kommt es an! Ernsthaft. Und genau das liefert kein ERP. Nicht mal ansatzweise. Stichwort: Triples.
Für diesen Konzept Ansatz gibt es sogar einen Fachbegriff: Knowledge-Graph. Kreuzt man einen Knowledge Graphen mit einem Hybrid RAG als Datengrundlage - Ui, dann ist fast egal, was man drüber steckt :slight_smile: So mächtig ist das. Bevor man sich in irgend ein Tooling stürzt, kann ich nur dazu anregen, zuerste über die Grundlage (Den Maschinenraum darunter) nachzudenken. Die Haube drüber ist der zweite Schritt. Semantik, Ontologie, Objekte, Entitäten, usw. usw. sind so wichtig. Gepfiffen auf relationale DB’s. Ja, sie passen als Teilfragment häufig in’s Bild - aber gerade für heutige und vor allem künftige Anforderungen braucht es gerne ganz andere architektonische Setups, die viel mehr Flexibilität als irgendein Monolith mit RDB drunter bieten. Es gibt unzählige Möglichkeiten, der Problematik zu begegnen. Was dank solider FOSS Optionen in den Bereich des sinnvoll Machbaren gerät: Eine Kreuzung aus Rapid Prototyping Tools für Backend und UI + Hybriden DB Lösungen + Hybrid RAG. Damit lassen sich extrem flexible Lösungen auf gängigen Industriestandards aufbauen, ohne sich in Lizenzkosten zu verstricken. Und man kann wesentlich mehr anpassen, als es jedes ERP je zulässt. Oder aber: man stülpt ein ERPNext über den eigenen Maschinenraum. Damit möchte ich nicht sagen, dass das die beste Lösung ist. Es ist absolut klug, das Rad nicht neu zu erfinden und gängige betriebswirtschaftliche Vorgänge aus existierenden Lösungen zu übernehmen - nur kann man diese heutzutage mit recht überschaubarem Aufwand an eigene Backends anbinden und muss gar nicht zwingend eine packetierte Lösung anstreben. Bauklötzchen bauen für Erwachsene ist manchmal ein sehr gangbarer Weg und man erhält schnell brauchbare Ergebnisse. Mich persönlich schüttelt es, wenn ich ERP nur höre - nicht immer zu recht, gebe ich zu. Häufig ist ein schmaler Fuß ein tragfähigeres Gerüst als ein Full-Blown ERP. Aber it depends. Für CRM braucht man für viele Mittelständler keine fertige Lösung. Da reichen durchaus ein paar Bausteine aus den üblichen Cloud Baukästen + Middleware oä. Steuer ist wieder speziell - das nachzubauen, ist Käse. Kommunikation lässt sich recht gut alternativ selbst abbilden. Bank ist wieder ein Spezialfall, muss man einkaufen. Zuviel Engineering, zu viele Regularien. Buchhaltung analog. Projektmanagement und Co. - dafür gibt es gute Lösungen, die man dran bauen kann aber bloß nicht mit in den Monolithen nehmen sollte.
In meiner perfekten Welt würde ein potenter selbstgebauter Maschinenraum für das Data Management existieren, auf den man eine Reihe an standardisierten Lösungen aufsetzt, die die Kernfunktionalität bieten. Dann eine Middleware drauf klatschen für Workflows und API’s als Connector zum Rest der Welt. Das ist ein ordentliches Stück Arbeit aber langjährig belastbar. Ich habe bei dem Wort ERP schnell Bauchweh, dass noch ein Datensilo geschaffen wird. Und genau das darf dem Mittelstand nicht passieren. Sonst wird das in 5 - 10 Jahren zum Boomerang und Dollargrab. In dem Moment, in dem Daten für Mensch & Maschine gut lesbar explizit beschrieben sind, hat man gewonnen. Hirnschmalz im Modeling vorab ist die belastbarste Komponente und entscheidet am Ende, welches Tool man darüber stülpt. Mein Gedankengang deckt sich mit dem deinigen, nur würde ich es anders anfassen. Denn ich sehe immer wieder, dass solche Lösungen in den Raum gefahren werden, ohne über eine solide Grundlage darunter nachzudenken. Das kann sich mittelfristig rächen. Der Anspruch ist ja, den Mittelstand aus seiner archaischen IT-Depression zu verhelfen. Ein häufiges Missverständnis ist, dass die plumpen, alltäglichen betriebswirtschaftlichen Prozesse in den Mittelpunkt der Architektur oder Entscheidungsgrundlage gelegt werden. Weil die Menschen nur diesen Teil der Szenerie sehen und kennen. Es ist jedoch von so großem Wert, Upstream für eine Datenbasis zu sorgen, mit der man flexibel x-beliebige Prozesse Downstream hervorragend bedienen kann. Abstrakt aber langfristig mächtig.
So, jetzt bin ich still. Go for it! :slight_smile:
Cheers

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Ich finde hier wurden noch ein paar wichtige Punkte nicht erwähnt, welche für so eine Lösung wie ERPNext und Paperless-NGX im Unternehmen sprechen.

Und zwar die Abhängigkeit von einem Hersteller.
In meinem Beispiel z.B. wo ich Lexware einsetze. Früher konnte man Lexware kaufen, 2 Jahre nutzen, sprich eine Version überspringen, und dann ein Update kaufen.
Heute gibt es quasi nur noch ein Abo, welche jährlich erneuert werden muss.
Und siehe da, die Abo Lizenzkosten werden von Jahr zu Jahr teurer.
Aber erhalte ich eine Mehrwert, gibt es wirklich neue Feature die das rechtfertigen? Nein.

Mit kostenlosen Opensource Produkten kann man sich einfach etwas unabhängiger machen.

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@carsaig Freut mich, dass du das ähnlich siehst :wink:

Tatsächlich war mein Gedankengang bei der Suche nach einem ERP-System sehr ähnlich. Ich hatte massive Bauchschmerzen, ein System mit vorgefertigten Modulen zu nehmen, die man möglichst genau so nutzen muss wie gedacht.

Doch, tatsächlich funktioniert ERPNext genau so. ERPNext ist nicht ein vorgefertigtes ERP-System, sondern grob gesagt ist es so aufgebaut:

  • Es gibt das barunterliegende Frappe-Framework, das im Grunde zwei Sachen liefert:
    • Frontend-Basics (Login, Email, etc. und Mapping von Backend-Objekten zu Frontend)
    • Backend (Scheduler, … aber auch frei definierbare Objekte, werden DocType genannt)
  • ERPNext ist „nur“ ein mit genau diesem Framework modelliertes System, das Aufgaben eines ERP-Systems erfüllen kann. Und genau darum finde ich es genau die richtige Lösung.
  • Alles ist sehr generisch aufgebaut und lässt sich maximal anpassen (z.B. gibt es für alle DocTypes Detailansicht (mit beliebigen Verknüpfungen), Listenansicht und Berichte, wo man auch definieren kann, wie etwas als PDF generiert wird (z.B. Rechnung, Lieferschein oder aber Teilnehmer eines Seminars, …)

Ich werde bald eine öffentliche Demo aufsetzen, damit bekommt man ein etwas besseres Gefühl, wie das Tool funktioniert.

Stimmt, das war eigentlich einer meiner Hauptpunkte, habe ihn im Post oben tatsächlich vergessen aufzunehmen. Danke für den Hinweis!
Eben. Im Grunde legen Unternehmen ihre gesamten Daten und das gesamte Backbone ihrer Firma in fremde Hände und hoffen, dass alles gut geht.

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Hallo Zusammen,
die Problematik scheint bei ERPNext leider die gleiche zu sein wie bei Dolibarr:
Die Buchhaltung entspricht den bekannten Standards und erst recht nicht den deutschen Gesetzgebungen (GoBD Konformität).
Und für einen Mischmasch, da habe ich keine Lust, also als Wawi z.B. ERPNext einsetzen und für die Buchhaltung z.B. Lexware.
Schade.
Werde das Thema aber weiterverfolgen.
Gruß Arthur

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Welches Problem bezüglich GoBD siehst du bei ERPNext @spoonerarthur?
Sämtliche Buchungen, Zahlungen, etc. werden in einem Ledger erfasst und können vom Benutzer nicht mehr gelöscht werden.

Was auf welche Konten gebucht wird, lässt sich sehr feingranular einstellen, daher sehe ich eher ein Konfigurations-Thema als ein grundsätzliches Problem.