Email senden aus Paperless mit Office 365

paperless-ngx
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Guten Abend,

vielleicht kann mir jemand helfen:

Ich habe einen Office 365 Account. Dieser ist schon für das Abrufen der Mails (gezielt auf einen definierten Ordner) im Paperless eingebunden, das klappt soweit.

Was ich jedoch noch nicht hinbekommen habe ist das Versenden von Emails aus Paperless. Klassisch IMAP/POP3 gibt es bei Office 365 glaube ich nicht mehr?!

Weiß jemand dazu was?

Grüße
Thomas

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Hallo @tju79,
freut mich zu lesen, das du Paperless im Einsatz hast :slight_smile:

Um E-Mails zu verschicken hast du verschiedene Möglichkeiten mit Outlook 365:

  • Wenn du Microsoft 365 als Privatperson abonniert hast und dein Postfach auch darüber läuft erhältst du hier die Daten um mit den Postfach Mails zu verschicken: POP-, IMAP- und SMTP-Einstellungen für Outlook.com - Microsoft-Support
  • Wenn du dagegen M365 als Firma gekauft hast musst du in das Exchange Online Admin-Center gehen und dort speziell für das Postfach IMAP/POP3 aktivieren. Das ist standardmäßig ausgeschaltet.

Wenn du noch weitere Fragen hast sag gerne bescheid.

Viele Grüße
Marco

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Hallo Marco und vielen Dank für Deine Antwort.

Die Thematik konnte ich schon erfahren, das ist bei diversen Anbietern mittlerweile so.

Ich habe Office Business (als Privat). Über die Google Suche habe ich schon diverse Infos gefunden und ich glaube, dass es aktiv ist. Ob ich es jedoch auch „an der richtigen Stelle“ aktiv geschaltet habe weiß ich nicht.

Könntest Du mir hier einen Tipp geben?

Ergänzend:

In Portainer habe ich es wie folgt hinterlegt:

(...)
environment:
  PAPERLESS_EMAIL_HOST: smtp.office365.com
  PAPERLESS_EMAIL_PORT: 587
  PAPERLESS_EMAIL_HOST_USER: emailadresse
  PAPERLESS_EMAIL_HOST_PASSWORD: xxx
  PAPERLESS_EMAIL_USE_TLS: true
  PAPERLESS_EMAIL_USE_SSL: false

Ich probiere es nochmal zu Überprüfen, vielleicht werde ich fündig.

Danke vielmals und Grüße
Thomas

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Ergänzung zu meinem Beitrag:

Ich konnte folgenden „Fortschritt“ bisher schaffen:

Auszug Protokoll Papierless:

[2025-05-30 13:57:37,774] [WARNING] [paperless.api] An error occurred emailing document: (535, b’5.7.139 Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant. Visit Enable or disable SMTP AUTH in Exchange Online | Microsoft Learn for more information.

Über den hier angegeben Link hatte ich es erneut versucht.

Nach folgenden 2 Schritten:

  • Deaktivierung globale Sicherheitseinstellung im Enta Admin Center

Dann tauchte die folgende Einstellung bei den Emailsapps auf:

  • Hinzufügen von Auth SMTP bei den Benutzereinstellungen (Authentisierte SMTP)

Jetzt kommt im Protokoll dort:

[2025-05-30 14:01:34,683] [WARNING] [paperless.api] An error occurred emailing document: (535, b’5.7.139 Authentication unsuccessful, the user credentials were incorrect.

Gibt es ein spezielles Passwort für SMTP?

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Sieht auf jeden Fall danach aus, als sollte sich das mal der Microsoft-Support ansehen. Wir nutzen kein Office365 zum Versand, daher können wir das Problem nicht auf die Schnelle nachvollziehen.

Vielleicht hat das aber jemand anderes schon im Einsatz?

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Hallo @tju79,
vor einigen Monaten habe ich mir einen eigenen Microsoft 365 Tenant eingerichtet, um die Integration und Funktionsweise im Detail zu testen. Je nach Konfiguration synchronisieren sich bei Microsoft unterschiedliche Komponenten – darunter Passwörter, Berechtigungen und andere Einstellungen. Wichtig zu wissen ist, dass jedes M365-Produkt über eine eigene Administrationsoberfläche verfügt.

Daher empfehle ich dir, folgende Punkte zu prüfen:

  • Exchange Online Admin Center: Stelle sicher, dass der SMTP-Dienst aktiviert ist.
  • Postfach-Einstellungen: Überprüfe, ob SMTP für das konkrete Postfach freigegeben ist.
  • Postfachtyp: Handelt es sich um ein lizenziertes Benutzerpostfach oder um eine Shared Mailbox?
  • Passwort zurücksetzen: Setze das Passwort ggf. erneut zurück, warte ca. 48 Stunden und versuche dann, dich erneut anzumelden.
  • Microsoft-Support: Falls weiterhin Probleme bestehen, empfehle ich, ein Ticket direkt bei Microsoft zu eröffnen. Ich selbst habe keinen Zugriff auf deine Umgebung und möchte diesen auch nicht.

Ein Hinweis zur Shared Mailbox: Diese Postfächer sind in der Regel nur über interne Microsoft-Mechanismen nutzbar (z. B. „Senden als“ oder „Vollzugriff“). Eine direkte Anmeldung ist damit nicht möglich. Für deinen Anwendungsfall empfehle ich, ein separates Systemkonto mit einer entsprechenden Lizenz – z. B. Exchange Online Plan 2 – anzulegen.

Gib gerne Bescheid, wie du weiter vorgehst.

Viele Grüße
Marco

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Guten Morgen @Marco-DMK ,

vielen Dank für Deine ausführlichen Nachricht.

Ja, es ist mir bekannt, dass es verschiedene Administrationsoberflächen gibt, das macht es hier leider etwas komplexer.

Ich werde nochmal überprüfen, ob ich bei den erwähnten Stellen SMTP aktiv geschaltet ist. Ich denke aber schon.

Die Idee mit einem neuen Passwort könnte die Lösung sein, eventuell gab es ein internes Problem beim übermitteln.

Ein Sharedpostfach besitze ich nicht, nur eine Einzellizenz für mein Postfach. Daher würde ich für diese Funktion auch eine neue Lizenz eher nicht wollen, die dann nur für diese „Komfortfunktion“ ist.

Grüße Thomas

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