Hallo zusammen,
ich habe aktuell einen Workflow mit DocuSeal + Paperless NGX im schulischen Verwaltungsbereich im Einsatz und stoße dabei auf ein Problem, bei dem mich eure Erfahrungen und Ideen interessieren würden.
Aktueller Ablauf:
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Formulare werden in DocuSeal ausgefüllt und unterschrieben.
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Dabei können Rechnungen/Belege hochgeladen werden.
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Das fertige Dokument landet anschließend in Paperless NGX.
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Dort erfolgt eine manuelle Freigabe.
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Danach wird das Dokument automatisiert an den Schulträger bzw. das Buchungssystem weitergeleitet.
Mein Ziel:
Der Schulträger soll am Ende EIN fertiges PDF erhalten, in dem:
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das Formular,
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die Unterschriften,
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und die Rechnungen/Belege
direkt sichtbar eingebettet sind.
Das funktioniert aktuell grundsätzlich, wenn die Nutzer Bilder/JPEGs hochladen. Dann erscheinen die Rechnungen direkt sichtbar im finalen PDF.
Das Problem:
Die Smartphone-Fotos erzeugen riesige PDFs:
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hohe Auflösung,
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viel unnötiger Rand,
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schlechte Komprimierung,
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teilweise mehrere MB pro Rechnung.
Das führt zu Problemen:
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große Mailanhänge,
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schwierige Weiterverarbeitung,
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unnötige Belastung für Paperless und Folgeprozesse.
PDF-Uploads lösen das Problem leider nicht sinnvoll:
DocuSeal behandelt hochgeladene PDFs nur als Dateianhänge, nicht als eingebettete sichtbare Seiten im finalen Dokument.
Meine aktuelle Überlegung:
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Bilder/JPEGs weiterhin zulassen,
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aber anschließend automatisiert optimieren.
Idee:
DocuSeal → Paperless → n8n → PDF-Optimierung → zurück nach Paperless bzw. Versand
Dabei könnten z. B.:
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Bilder heruntergerechnet,
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Seiten komprimiert,
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PDFs optimiert,
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ggf. automatisch zugeschnitten werden.
Fragen:
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Hat jemand einen ähnlichen Workflow?
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Nutzt jemand n8n oder andere Tools zur PDF-/Bildoptimierung in Verwaltungsprozessen?
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Gibt es bessere Ansätze?
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Kennt jemand eine elegante Möglichkeit, eingebettete Bildseiten in DocuSeal/Paperless effizient klein zu halten?
Ich freue mich über Ideen oder Erfahrungswerte.
Viele Grüße
Frederik