Documentencan Docuseal - Paperless. Bildanhänge zu groß

paperless-ngx
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Hallo zusammen,

ich habe aktuell einen Workflow mit DocuSeal + Paperless NGX im schulischen Verwaltungsbereich im Einsatz und stoße dabei auf ein Problem, bei dem mich eure Erfahrungen und Ideen interessieren würden.

Aktueller Ablauf:

  • Formulare werden in DocuSeal ausgefüllt und unterschrieben.

  • Dabei können Rechnungen/Belege hochgeladen werden.

  • Das fertige Dokument landet anschließend in Paperless NGX.

  • Dort erfolgt eine manuelle Freigabe.

  • Danach wird das Dokument automatisiert an den Schulträger bzw. das Buchungssystem weitergeleitet.

Mein Ziel:
Der Schulträger soll am Ende EIN fertiges PDF erhalten, in dem:

  • das Formular,

  • die Unterschriften,

  • und die Rechnungen/Belege
    direkt sichtbar eingebettet sind.

Das funktioniert aktuell grundsätzlich, wenn die Nutzer Bilder/JPEGs hochladen. Dann erscheinen die Rechnungen direkt sichtbar im finalen PDF.

Das Problem:
Die Smartphone-Fotos erzeugen riesige PDFs:

  • hohe Auflösung,

  • viel unnötiger Rand,

  • schlechte Komprimierung,

  • teilweise mehrere MB pro Rechnung.

Das führt zu Problemen:

  • große Mailanhänge,

  • schwierige Weiterverarbeitung,

  • unnötige Belastung für Paperless und Folgeprozesse.

PDF-Uploads lösen das Problem leider nicht sinnvoll:
DocuSeal behandelt hochgeladene PDFs nur als Dateianhänge, nicht als eingebettete sichtbare Seiten im finalen Dokument.

Meine aktuelle Überlegung:

  • Bilder/JPEGs weiterhin zulassen,

  • aber anschließend automatisiert optimieren.

Idee:
DocuSeal → Paperless → n8n → PDF-Optimierung → zurück nach Paperless bzw. Versand

Dabei könnten z. B.:

  • Bilder heruntergerechnet,

  • Seiten komprimiert,

  • PDFs optimiert,

  • ggf. automatisch zugeschnitten werden.

Fragen:

  • Hat jemand einen ähnlichen Workflow?

  • Nutzt jemand n8n oder andere Tools zur PDF-/Bildoptimierung in Verwaltungsprozessen?

  • Gibt es bessere Ansätze?

  • Kennt jemand eine elegante Möglichkeit, eingebettete Bildseiten in DocuSeal/Paperless effizient klein zu halten?

Ich freue mich über Ideen oder Erfahrungswerte.

Viele Grüße
Frederik

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Hallo @WeisFred,
zufälligerweise habe ich so ein ähnlichen Workflow auch ehrenamtlich in meinem Volleyball-Verein umgesetzt. Wir haben hier nur ein paar wenige Rechnungen, weswegen der Prozess jetzt nicht täglich verwendet wird - bisher hat sich jedoch keiner beschwert.

Ich habe es so aufgesetzt:

  • Rechnung wird konsumiert (via Scan/Mail/Drag&Drop) –> direkt in Paperless
  • Kassenwart weist eine Kostenstelle der Rechnung zu
  • Rechnung wird an Vorsitzenden geschickt –> hier erhält dieser eine Mail mit der Aufforderung, die Rechnung zu genehmigen - Genehmigung via DocuSeal
  • Genehmigung
    • wenn genehmigt: Rechnung wird archiviert und an zentrale Buchhaltung geschickt
    • wenn abgelehnt: zurück an Kassenwart mit Hinweistext

Die Daten pflegen wir direkt als Attribute in Paperless (z. B. Kostenstelle, Status etc.). Mit der neuen Version von Paperless kannst du auch Dokumente Versionieren: https://www.youtube.com/watch?v=8HjGYvtyf74
Bisher lade ich das Protokoll von DocuSeal als neues Dokument hoch und verlinke das mit der ursprünglichen Rechnung.

So hast du dann ein Überblick direkt in Paperless und es werden nur am Ende PDFs via Mail verschickt. Das Archiv etc. siehst du immer in Paperless - jeder hat, wenn auch nur, lesenden Zugriff. Unserer Buchhaltung reicht das, weswegen ich nicht anfange Unterschriften in Dokumente zu packen. Eine digitale Unterschrift ist vielleicht sogar noch besser als eine eingefügte (sogar noch via PNG), oder?

Was sagst du dazu? Hilft dir das weiter? Hat jemand vielleicht noch andere Erfahrungen dazu?

VG, Marco