Ich bin relativ neu in Sachen paperless und habe im Besonderen bei Rechnungen das Problem, dass das automatisch ausgelesene Datum immer falsch ist.
In den betroffenen Dokumenten gibt es direkt untereinander:
Lieferdatum: 18.04.2024
Datum: 06.06.2024
Es wird immer das Lieferdatum verwendet. Ich habe das bei ca. 100 Dokumenten korrigiert und das Training getriggert, das nächste Dokument ist aber erneut genauso falsch.
Beim Korrespondent sieht es ähnlich aus. Ich erhalte hier völlig hähnebüchene Einträge für den Korrespondent, obwohl es den richtigen Korrespondent bereits gibt und er auch 1:1 so im Adressfeld des Dokuments genannt ist.
Generell trägt mir Paperless immer irgend einen Korrespondenten ein, auch wenn es ein völlig neues Dokument ist, zu dem es eigentlich kein Matching geben dürfte.
Meine Korrespondenten sind alle auf “Auto: Zuweisung automatisch erlernen” gesetzt.
Ich habe gegenwärtig 150 von mir ausgehende Rechnungen, heißt alle im selben Format, aber mit unterschriftlichen Empfängern (Korrespondenten)
Das Feld “Korrespondent” ist in solchen Fällen kaum dazu zu gebrauchen, jeden Deiner Tausend Kunden einzeln da einzufügen. Vielmehr könnten Gruppen da drin stehen wie:
-Privatkunden
-Geschäftskunden
-Lieferanten
-Finanzamt
-…
Solche Zuordnungen kann Paperless dann mehr oder weniger schnell erlernen.
Beim Datum scheint der Algorithmus immer das erstbeste zu nehmen. Bei zahlreichen Papieren, die ich digitalisiert habe, steht da kurioserweise mein Geburtsdatum drin.
An dieser Stelle scheint Paperless auch nicht lernfähig zu sein. Aber unter dem Feld für das Datum werden dann weitere Daten vorgeschlagen, die es auch noch erkannt hat. So solltest Du mit einem einzigen Klick das richtige Datum eintragen können.
Oha. Gehe ich das ggfs. dann falsch an? Ich habe mich vom Guide unter Paperless Guide: Klassifizierung · Tobias Schulz inspirieren lassen und erfasse damit nun alle Dokumente, auch meine Ausgangsrechnungen.
Ich gliedere wie folgt:
Korrespondent: Absender des Dokuments bei Eingehenden Dokumenten, Empfänger des Dokuments bei ausgehenden Dokumenten.
Dokumententyp: z.B. Rechnung, Lieferschein, Bescheid, Gutschrift, Storno, Protokoll, Vertrag usw.
Tags: hier trenne ich erst einmal Privat, Vermietung und Firma mit Tags. Dann gibt es Unter-Tags die es nur bei Firma gibt wie Waren, Saas, Eigenbedarf usw. und dann noch Tags wie Reise, Provision, Tanken, Porto, Gas, Wasser, Strom usw. die dann das jeweilige Dokument genauer klassifizieren
Speicherpfad: Nutze ich nur indirekt indem ich einen einzigen Speicherpfad habe, der dann aber über Variablen das ganze in eine Logische Struktur ablegt: “/{{ document_type }}/{{ created_year }}/{{ created_month }}/{{ document_type }}{{ correspondent }}{{ tag_list }}{{ created }}{{ title }}”
(Ja, der Dateiname hat eine gewisse Redundanz, aber das ist gewollt)
Schade, dass man da nicht optimieren kann. Ich habe die anderen Datumsangaben auch teilweise zur Auswahl, aber vollständig ist das nicht. Gerade nicht bei Rechnungen die zahlreiche Datumsangaben haben.
Gibt es hier ggfs. Addons die das ganze Erweitern/Verbessern?
Naja, Du könntest bei allen künftigen Rechnungen das Rechnungsdatum eine Zeile vor dem Lieferdatum erwähnen und alles würde korrekt ohne Zusatzarbeit funktionieren.
Pfiffikus,
der gespannt ist, was die erfahreneren Nutzer zum Thema der Korrespondenten schreiben werden
Du wirst es nicht glauben, aber ich bin bereits im lexware Formular-Editor Bislang scheint er meine Bemühungen zu ignorieren, aber dem werde ich schon noch Herr. Habe auch erst einmal noch den Altbestand einzupflegen.
Die Automatische Zuordnung funktioniert sehr wohl wenn die KI ausreichend Trainiert hat.
Als ich damals anfing musste ich teilweise alle Kontoauszüge manuell editieren.
Ich glaube wenn man alle Dokumente auf einmal hinzufügt lernt die KI am wenigsten hab ich mal hier gelesen.
Daher immer in Häppchen füttern.
Du kannst auch noch weiter mit den Workflows verfeinern aber dann solltest du dir vorher intensiv vorher genau überlegen wie es am einfachsten wäre wie es am einfachsten ist z.b. Deine und die Kontoauszüge deiner Eltern zu trennen aufgrund der Kontonummer im Dateinamen oder ähnliches.
Nach einigen Hundert Dokumenten wird es einfacher fortschritte zu bemerken.
Mit dem Datum musst du auch manuell nach helfen aber auch das wird mit der Zeit.
Bislang scheint er meine Bemühungen zu ignorieren, aber dem werde ich schon noch Herr. Habe auch erst einmal noch den Altbestand einzupflegen.