ASN: Automatisch in Titel setzen?

paperless-ngx
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Hallo,

ich fuchse mich gerade in Paperless NGX und versuche meinen bisherigen Workflow (aktuell mit Evernote - fragt nicht ^^) nachzubilden.
Ziel ist das jede Rechnung eine Nummer hat, damit mein Steuerberater die einfacher raussuchen kann.
Bisher war das Format immer Jahr-Nummer-Titel

Mein Workflow sieht wie folgt aus:

  • Rechnung wird per E-Mail an Paperless Mail weitergeleitet
  • Rechnung wird importiert:
    — erhält als Dokumenttyp Rechnung
    — erhält als Speicherpfad Gewerbe
    — erhält als Kategorie Gewerbe
  • Dokument wird händisch geprüft
  • Dokument erhält händisch ein Tag
  • ASN wird händisch hochgezählt
  • Eventuell wird Korrespondent korrigiert

Bis hier hier hin funktioniert alles.

Beim Speichern hätte ich nun gerne, dass der Titel sich automatisch anpasst in das Format
Jahr-ASN-Titel

Im Arbeitsablaufe für das Speicher kann ich Platzhalter für Jahr und Monat vergeben (die stehen ja in der Doku) aber wie bekomme ich die ASN in den Titel?

Oder ist meine Herangehensweise hier falsch? Lieber über den Speicherpfad lösen?

Danke für euren Input.

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kann Dir konkret glaub nicht direkt helfen, aber mal eine kurze Nachfrage:

die ASN ist ja eigentlich eine fortlaufende Nummer, die zur Verbindung zwischen digitalem und PHYSISCHEM Dokument dienen soll. Die sollte also eigentlich nur existieren, wenn Du vorher ein Dokument auf Papier hast und dieses scannst. Dann kann man auf das Dokument die gleiche Nummer draufschreiben (oder eben per Aufkleber oder so) und findet zu nem digitalen Dokument in Paperless später leichter wieder das analoge “Original”.

Versteh ich das richtig, daß Du die ASN jetzt einfach als allgemeinen Zähler verwendest, den Du auch bei rein digitalen Vorlagen verwendest? Ist halt die Frage, ob dafür ein Custom Field nicht sinnvoller wäre. Aber wenn es für Dich so funktioniert/passt, ist ja gut.

Zur eigentlichen Frage sieht es beim Anschauen der Doku glaub schlecht aus. Du musst das ja vermutlich über nen Arbeitsablauf machen, der als Trigger “Dokument aktualisiert” hat. Dann kann man ja den Titel automatisch ändern lassen. Aber laut https://docs.paperless-ngx.com/usage/#workflow-placeholders gibt es für die ASN ja wohl keinen Platzhalter, wie Du selbst bemerkt hast. Vermutlich halt auch, weil das so nicht gedacht ist in Paperless, weil normalerweise eben nicht alle Dokumente ne ASN haben.

Wenn dann vermutlich eher über Speicherpfade, da bin ich aber leider nicht fit, da sag ich besser nix zu :wink:

Ergänzung, weil Folgeposts nicht erlaubt sind hier:

Beim Verwenden von Speicherpfaden würde sich aber ja auch nicht der “Titel”, also das eigentliche Titel-Feld, ändern, sondern “nur” der Dateiname der abgelegten Datei. Ist die Frage, ob Dir das reicht, oder ob sich tatsächlich der Eintrag im Titel-Feld ändern soll!? Wobei das ja bei Dir “rekursiv” wäre wenn Du “Jahr-ASN-Titel” haben willst.

Von daher: nur Dateiname sollte über Speicherpfad ja machbar sein, Ändern des Titelfelds nicht.

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Hallo,

ja die ASN wäre hierfür mißbraucht, aber ich werde sie auch für keinen anderen Fall benötigen. Idealerweise wäre das System so schlau Gewerbe-Rechnungen automatisch hochzuzählen. Ich hatte aber noch keine Zeit mir das genauer anzusehen. Ist wahrscheinlich machbar über die Aktionen beim Speichern. Vielleicht ist dann ein Customfeld doch besser.